La idea de la «oficina sin papel» resulta muy atractiva. Los motivos de que esta idea, que ya existe desde hace treinta años, esté aun así muy lejos de la práctica en muchas empresas, son evidentes.

¿Sus trabajadores remotos tienen dificultades para acceder y gestionar documentos que son esenciales para su trabajo? ¿Es complicado para ellos y su personal en la oficina trabajar de manera sincronizada?

En ese caso, necesita una solución de software de gestión documental móvil. Este software para trabajadores remotos acaba con la pérdida de tiempo y de dinero innecesaria que supone el envío de documentos y los desplazamientos entre oficinas y lugares de trabajo.

Imagínese lo siguiente para su organización:

Si da un paseo por la oficina y ve a alguien buscando en una pila de papeles, piense que ese empleado no está haciendo su verdadero trabajo. Por lo general las organizaciones no contratan a personas para buscar en pilas de papeles. Se contratan profesionales para lidiar con cuestiones contables, de ingeniería y ventas importantes, por nombrar algunos ejemplos.

Ventajas y Beneficios.

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Entender la gestión documental puede tener un impacto muy positivo en su empresa. Aquí, definiremos las bases sobre que es la gestión documental y el archivo de documentos todo ello pensado en las necesidades de los procesos de las empresas.

Definición de Gestión Documental:

Desde Telecon creemos que la clave de la transición de las empresas hacia la implantación de la factura electrónica está en realizar una transición escalonada del proceso y poder convivir con facturas electrónicas y de papel al mismo tiempo.

Estas claves son las que permitirán a cualquier empresa, del tamaño que sea, obtener el mejor camino para lograr la introducción de la factura electrónica en su empresa con los beneficios económicos y de rendimiento que esta supone.

La factura electrónica, también llamada efactura, es un documento utilizado para la facturación electrónica que cumple con los reglamentos y requisitos legales y exigibles a las facturas tradicionales en papel.

Con la facturación electrónica se garantiza, entre otras cosas, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.

Todo lo necesario para la factura electrónica

Creación y generación de facturas electrónicas en todos los formatos necesarios: PDF Firmado (para facturación entre empresas) o XML FacturaE (para facturación con administraciones públicas)

Emisión y Envío de las facturas electrónicas: por correo electrónico, por correo postal o telemáticamente a las diferentes administraciones (ministerios, universidades, ayuntamientos, etc.)

El teletrabajo o empleados que trabajan desde casa es, en la situación actual, el modelo principal de un negocio sostenible. Sin embargo, en muchas ocasiones, las aplicaciones de IT que disponemos no fueron diseñadas para estas circunstancias. 

Como gestor documental, DocuWare ayudará a mejorar el acceso a la información y resolver todos los desafíos empresariales que puedan surgir basados en la información para que puedas seguir trabajando desde casa con normalidad. Esto se consigue mediante tres pasos:

Debido a los planes de contingencia del coronavirus (COVID-19), el teletrabajo se ha convertido, de un día para el otro, en una realidad para muchas empresas.

Sin embargo, y debido a que la necesidad ha sido repentina, pocas organizaciones están del todo preparadas a nivel organizacional e incluso a nivel técnico. Estos son algunos puntos que determinarán el éxito de esta nueva fórmula de trabajo.

La trazabilidad consiste en el seguimiento de un elemento desde su origen hasta que llega a su destino final.

Se aplica este concepto a gran variedad de sectores, como por ejemplo, en materia de procesos empresariales y gestión documental. En este caso, este control se lleva a cabo mediante softwares ERP y de gestión documental.

¿Durante cuanto tiempo deben de conservarse las facturas? ¿Cuáles son los requisitos para una digitalización de facturas certificada?

Desde 2007, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) establece que las empresas pueden realizar una digitalización de facturas certificada que les permite destruir las facturas en papel conservando su validez legal.

Las empresas empiezan a comprender la importancia de la gestión documental, pero muchas de ellas no saben por dónde empezar

A pesar de que algunas empresas medianas siguen un protocolo de gestión documental disciplinado, este no es el caso habitual. La mayoría trabajan con procesos de gestión documental ineficientes que dificultan la resolución de problemas y ralentizan la comunicación tanto interna como con los proveedores y clientes.

El 5º Estudio en España de Transformación Digital arroja un poco de luz sobre el estado y las tendencias del proceso de digitalización del departamento de RRHH

El pasado miércoles 13 de febrero se presentó el 5º Estudio en España de Transformación Digital en RRHH, elaborado por Incipy, una consultora con más de 10 años de experiencia en ayudar e impulsar la transformación digital en las empresas. El objetivo del estudio era conocer el nivel y evolución de la madurez digital en RRHH de las grandes empresas españolas.

Accesibilidad, sencillez y ahorro económico son algunas de las ventajas con las que cuenta la gestión de contabilidad en la nube

Llevar la contabilidad de la empresa es una obligación que tienen todas las personas jurídicas, autónomos, sociedades civiles y comunidades que tributen en estimación directa y objetiva con Hacienda, que es donde se realizan las obligaciones fiscales y se presentan las cuentas. En definitiva, la contabilidad es la que se encarga de mostrarnos la situación financiera y económica de una empresa.

El Gobierno de Pedro Sánchez refuerza su apuesta por la transformación digital creando dos secretarías de Estado: Digitalización e Inteligencia Artificial y Telecomunicaciones e Infraestructuras Digitales

Carmen Artigas tiene el honor de ser la primera responsable de la secretaría de Digitalización e Inteligencia Artificial, si bien está subordinada a Nadia Calviña, vicepresidenta tercera del Gobierno y máxima autoridad del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

A la hora de hacer negocios en el marco de la UE, ¿sabe tu empresa en qué países el uso de la factura electrónica ya es obligatorio y en qué contexto?

Tanto CRM como ERP se engloban dentro de los software de gestión empresarial (SGE), aunque cada uno tiene sus propias funciones que, lejos de ser excluyentes, se complementan. Veamos de qué manera.

Aunque tanto CRM como ERP buscan mejorar la rentabilidad de la empresa, el sistema ERP se encargará de optimizar los procesos de negocio internos de la organización, mientras que el software CRM se enfocará en la gestión de los clientes y las ventas.

Información centralizada, aumento de la productividad y mayores niveles de seguridad son algunos de los beneficios que se pueden esperar de un software de gestión documental en la nube.

La tendencia es que los trabajadores desarrollen cada vez más su actividad fuera de la oficina o centro de trabajo. Empleados a distancia, autónomos, comerciales, trabajadores en viajes de negocio u oficinas satélite en diferentes husos horarios son parte de una nueva realidad y la única manera de mantener a los equipos conectados y productivos es a través de los dispositivos que todos tenemos siempre a mano.

DocuWare incorpora el servicio de firma electrónica a su software, una iniciativa fruto de la asociación con ValidatedID, empresa barcelonesa especializada en esta tecnología

La firma electrónica es una necesidad cada vez más reconocida para las empresas modernas. Según la Asociación para la Gestión de Información e Imagen (AIIM), el 84% de las empresas consideran que las firmas de autorización se consideran esenciales o muy importantes en sus procesos.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) están cada vez más presentes en el mundo que nos rodea, y su relevancia en el mundo laboral es incuestionable. Por un lado, son un elemento clave para la toma de decisiones en las organizaciones. Todos los sectores dependen de ella en mayor o menor medida, desde la fabricación hasta las finanzas, pasando por el marketing, la sanidad o el transporte. Por otra parte y según la OCDE, las TIC están presentes en el 80% del comercio mundial. Para la economía española, suponen el 1% del PIB.

La aparición de nuevas formas de gestión documental es una realidad cada vez más presente. La digitalización de los documentos en la empresa es en gran parte responsable del crecimiento de este sector, lo que ha dado pie al surgimiento de una gran variedad de soluciones como la oficina virtual, la gestión en la nube o las variadas soluciones en software de gestión documental. Pero, ¿en qué situación se encuentra España frente a estos cambios?

Transformación digital y sus beneficios en la gestión de documentos: ¿sabemos de su importancia?

Estas son cinco ideas de cómo aprovechar esta herramienta para mejorar la eficiencia y que los empleados puedan centrarse en el trabajo de mayor valor añadido: