7 beneficios de utilizar un sistema de gestión documental en la nube

Información centralizada, aumento de la productividad y mayores niveles de seguridad son algunos de los beneficios que se pueden esperar de un software de gestión documental en la nube.

La necesidad de gestión documental en la empresa surge en el momento en que empieza a existir más de un ordenar en la oficina, ya que aparece un primer problema: la dispersión de los documentos. Como vimos en este artículo, la situación acaba suponiendo que más del 70% de las empresas españolas tengan problemas a la hora de recuperar información que ellos mismos producen, mientras que solo el 27% de las compañías consideran que sus empleados tienen acceso a todos los documentos que necesitan en su trabajo.

Lo normal es que, en una oficina moderna, se necesite compartir información constantemente, lo que se puede conseguir de manera fácil y eficaz gracias a un sistema de gestión documental en la nube. Pero, ¿Cómo puede tu empresa beneficiarse de esta herramienta?

Lo primero que hay que dejar claro es que no todos los programas de almacenamiento en la nube son sistemas de gestión documental. Herramientas como Dropbox o Google Drive pueden resultar muy útiles, pero un sistema de gestión documental va más allá de un simple disco virtual y permite, además, lo siguiente:

• Crear y gestionar documentos en la nube
• Estructurar la información
• Asignar permisos de acceso y edición individualizados
• Diseñar estructuras de workflows y automatizar procesos
• Hacer copias de seguridad automáticas y externas
• Cumplir con la normativa legal de protección de datos (RGPD)

Gestión documental en la nube

Resulta entonces contraproducente no aprovechar esta herramienta brindada por el cambio hacia la era digital en beneficio de nuestra propia compañía; se trata de ir formalizando nuevos procesos de gestión que contribuyan a optimizar el tiempo en las tareas y convertirlo en mejoras en la productividad y minimización de costes. Estos son algunos de los beneficios que una compañía puede esperar de un sistema de gestión documental en la nube:

1. Toda la información centralizada. Se acaba con el problema de la fragmentación de la información descrita más arriba. Todos los empleados pueden crear, gestionar, modificar o trabajar con documentos desde un mismo sistema de gestión.

2. Mayor seguridad a varios niveles. Para empezar, la posibilidad de adjudicar permisos individuales hace que el acceso a documentos por parte de empleados sea mucho más controlable. La gestión de workflows permite saber en todo momento quién ha hecho qué y qué es lo que puede ver cada usuario, lo que permite la adecuación al RGPD. Por otra parte, los datos introducidos en un software de gestión documental en la nube no se verán vulnerados en caso de incendio o de virus en alguno de los equipos de la red de tu empresa.

3. Disponibilidad desde cualquier lugar. Una de las grandes ventajas de un sistema de gestión en la nube frente a las soluciones tradicionales es la disponibilidad de los recursos desde cualquier punto y dispositivo. Los viajes de negocios y el trabajo a distancia ya no serán un impedimento de acceso a toda la documentación necesaria.

4. Ahorro del tiempo de búsqueda. La información está disponible a cualquier hora del día y accesible tan solo mediante unos clics. Como detallamos en el artículo citado, actualmente los empleados utilizan una media de 51 minutos de su jornada a buscar documentos. Un sistema de gestión documental agiliza esas búsquedas hasta en un 200%, y un sistema de gestión en la nube elimina las posibles barreras físicas a la hora de realizar una búsqueda.

5. Ahorro de hardware. Un sistema de gestión documental en la nube permite ahorrar también en costosos servidores y su mantenimiento.

6. Actualizaciones automáticas de software. Los productos en la nube se actualizan de manera automática con regularidad, por lo que el usuario dispone siempre de la última versión disponible. Estas actualizaciones pueden suponer un cambio de versión o tratarse de parches que resuelvan alguna vulnerabilidad detectada o reportada del producto.

7. Cultura empresarial. La transformación siempre viene ligada a un cambio de cultura dentro de una empresa. Trabajar con datos almacenados en la nube genera un nuevo modo de trabajar más rápido y productivo, además de preparar a la compañía para alinearse con el objetivo de la Unión Europea: el de la creación de un mercado único digital, tal y como te contamos en este otro artículo.