7 consejos de gestión documental para la mediana empresa según DocuWare

Las empresas empiezan a comprender la importancia de la gestión documental, pero muchas de ellas no saben por dónde empezar

A pesar de que algunas empresas medianas siguen un protocolo de gestión documental disciplinado, este no es el caso habitual. La mayoría trabajan con procesos de gestión documental ineficientes que dificultan la resolución de problemas y ralentizan la comunicación tanto interna como con los proveedores y clientes.

Solo hace falta detenerse a observar un día cualquiera de trabajo. Normalmente un empleado procesa información en gran variedad de formatos, incluyendo documentos en papel, ficheros electrónicos e incontables emails. En la mayoría de los casos – incluso en compañías con algún sistema de gestión documental – esta información termina formando silos de datos aislados, como por ejemplo una hoja de papel olvidada en una bandeja, un documento en una carpeta de Windows personal o un correo olvidado en la cuenta de algún empleado. 

En el momento en el que surge la necesidad de responder a una pregunta o necesidad o resolver un problema, se inicia una búsqueda en todos estos silos individuales con el fin de encontrar la información necesaria. 9 de cada 10 veces, esta información existirá además de forma duplicada en varias áreas o departamentos, que la habrán almacenado con diferentes sistemas y versiones. Esta ineficiencia tan habitual supone un alto coste para la empresa.

Es fácil entender como el tiempo invertido en realizar estas búsquedas va sumando hasta suponer un problema.

¿Cómo empezar a cambiar?

Para mejorar la eficiencia de un negocio, hay que empezar sabiendo en qué dirección se desea avanzar y de qué manera puede lograrse. Una buena manera de empezar puede ser identificando los puntos débiles de tu compañía y las áreas de tu negocio que se beneficiarían más rápido de una correcta gestión documental.

Aun así, no es necesario un plan muy elaborado para empezar a llevarla a cabo y marcar una diferencia. Aquí te dejamos con algunos consejos de nuestro partner DocuWare para empezar a implantar una estrategia de gestión documental: 

1. Céntrate en mejorar la gestión documental de un solo departamento o, incluso, de un solo proceso. Elimina silos, simplifica los pasos del proceso y automatízalo. Una vez realizado este paso, te será más fácil atacar el siguiente proceso.
2. Crea una sola fuente de consulta. No es necesario eliminar todos los silos de información de golpe, algo que resultaría muy complicado. Céntrate en eliminar los silos de un solo departamento o proceso hasta que solo exista una sola fuente de información.
3. Asegúrate de que tu solución es capaz de gestionar todos los documentos y ficheros digitales que el proceso genera. Tu sistema de gestión documental debería de permitir gestionar documentos de cualquier tipo (incluso los correos electrónicos, que se configuran como una fuente de entrada de información relevante para la mayoría de las empresas).
4. Crea un ambiente de captura de documentos ágil. Por ejemplo, muchos escáneres, equipos de impresión y aplicaciones móviles eliminan las barreras entre lo análogo y lo digital, lo que puede permitir digitalizar y añadir documentos al sistema de gestión documental de manera más rápida y eficaz. Esto es especialmente relevante para las empresas con varias oficinas o con empleados que viajan frecuentemente.
5. Crea un workflow y luego mejóralo. La primera vez que crees un flujo de trabajo digital, seguramente no sea perfecto. Pero una vez implantado, un sistema de gestión documental ágil permitirá ir incorporando mejoras hasta lograr una gestión perfecta de un determinado proceso, lo que nos lleva al siguiente consejo:
6. Sé receptivo con las ideas de mejora de workflows. Puede que la administración piense que todo el mundo sigue los mismos procesos, pero, en muchas ocasiones, las personas tienen su propia manera de trabajar e incluso, algunas veces, estas maneras pueden ser mejores que las establecidas por la empresa. Durante la gestión de flujos de trabajo digital, es posible que los usuarios involucrados en el proceso tengan ideas novedosas en cuanto a mejorar el workflow y es importante mantener una actitud de apertura mental para no dejar pasar estas oportunidades.
7. ¡No desistas! Una vez aprendas a gestionar un proceso o departamento, resiste a la tentación de detener los esfuerzos allí. El éxito de la gestión documental pasa por ser capaz de pasar al siguiente proceso.

Algunas empresas medianas se abruman a la hora de intentar planear cada aspecto de su estrategia de gestión documental, lo que los lleva a una “parálisis por análisis.” Mientras tanto, los procesos ineficientes siguen consumiendo recursos y causando estragos. La solución, en definitiva, es ir paso a paso hasta alcanzar el éxito.