Beneficios del Software de Gestión Documental

Si queremos valorar las ventajas que nos aportaría un Software de gestión Documental en nuestra empresa, deberemos analizar los beneficios que nos aportará. Para esta valoración podemos dividirlos en beneficios directos e indirectos.

Los primeros se refieren a aquello que puede ser medido y por lo tanto cuantificado en términos de beneficio, mientras que los segundos engloban aquello que es difícil de medir y atribuir a un software de gestión documental pero que indirectamente genera otros beneficios a raíz de la implantación del mismo.

Beneficios directos del software de gestión documental

Reducción del almacenamiento

Gracias a la digitalización de documentos y la integración de estos dentro de un sistema de gestión documental, podemos reducir considerablemente el espacio requerido para almacenar papel.

Incluso en caso que por motivos legales debamos conservar algunos de los documentos en formato físico para su acceso puntual, estos pueden ser almacenados en lugares menos costosos.

Indexación, búsqueda y recuperación, rápida y flexible

A diferencia del papel donde el proceso es más complicado y costoso, la indexación de documentos se puede llevar a cabo de diversas maneras y de forma simultánea pudiéndose aplicar taxonomías o categorizaciones simples o múltiples.

Todo ello permitirá realizar búsquedas más rápidas y de texto completo, es decir que será posible buscar cualquier palabra o frase contenida en cualquier documento, algo que no es posible en papel.

La búsqueda de los documentos físicos en papel requiere tiempo y abre la posibilidad de que se extravíe o de no localizarlo porque otro compañero lo tenga. En un software de gestión documental, los documentos se almacenan de forma centralizada y son accesibles de forma rápida desde el mismo escritorio con el ahorro de tiempo que ello supone.

Control de acceso y seguridad mejorados

Un Software de gestión documental permite un mayor control del acceso a documentos, factor que es especialmente interesante en aquellos más críticos.

Podremos limitar y controlar el acceso a nivel de carpetas o documentos a diferencia de los documentos físicos donde una vez accedemos al lugar donde está archivado tenemos acceso a todo lo que allí haya guardado.

Por otro lado, mediante el software podemos llevar un control de los accesos y modificaciones que se realicen en los documentos, hecho mucho más difícil de controlar en documentos de papel. A diferencia que ocurre al manipular documentos físicos, mediante la gestión documental evitamos que un documento quede olvidado en la oficina con acceso a personas no autorizadas.

Sin archivos extraviados y con recuperación frente a desastres

La perdida de documentos puede generar numerosos problemas, entre ellos económicos. Mediante el software de gestión documental, los documentos estarán siempre almacenados de forma centralizada con los debidos controles de acceso y modificación.

Incluso si se almacena incorrectamente se pueden encontrar rápida y fácilmente a través de los mecanismos de búsqueda de texto completo.

El software permite realizar copias de seguridad externas y archivos a prueba de fallos lo cual supone una excelente estrategia para recuperar la información en caso de desastre.

Si extrapolásemos esta situación a documentos físicos, estos estarían sometidos a mas riesgos además que tanto por volumen como por los gastos que supondría tener una copia de los mismos resultaría inviable o caro.

Mejor protección y distribución de documentos

Un archivo documental permite centralizar todos los documentos para su consulta. En caso de tener que conservar algunos documentos físicos, gracias a este sistema, evitaríamos un exceso de manipulación de los mismos y podríamos conservarlos en un formato no propietario.

En caso de querer distribuir estos documentos, podremos hacerlo electrónicamente vía correo electrónico, mediante web, etc. ahorrándonos así los costes de impresión, fotocopia, franqueo, etc. y el tiempo o retrasos que ello supone.

Mejora en el cumplimiento de las normativas

Gracias a la combinación de seguridad, auditoría, archivo y recuperación de desastres su empresa será capaz de autenticar la validez de la información almacenada y demostrar que cumple con la legislación pertinente en caso de que se inicie una auditoría.

Mayor control del efectivo

Mediante el mayor control sobre documentos como facturas, albaranes, etc. el flujo del dinero en efectivo puede ser controlado de forma centralizada junto con toda la documentación necesaria para tomar las decisiones más acertadas.

Beneficios indirectos del software de gestión documental

Mejor servicio de atención al cliente

Se reducen los tiempos de respuesta y esta es más profesional y precisa ya que todo el proceso está más automatizado y controlado. Los clientes estarán más satisfechos y el personal podrá dedicar su tiempo a otras tareas propias del negocio.

Mayor eficiencia en gestiones internas

Se reducen los tiempos para completar tareas mejorándose las operaciones diarias dentro de la organización, lo que conlleva a un mejor flujo de la información y un aumento de la percepción del personal en su capacidad resolutiva, que acaba convirtiéndose en una "sensación de bienestar".

Preservación del Capital Intelectual

Gracias al Software de Gestión Documental la localización de la información deja de estar exclusivamente en las cabezas de los trabajadores para pasar a ser fácilmente compartida y accesible por departamentos y personal aumentando así el valor de esa información en la organización.

Ventajas sobre la competencia

La información que estaba en papel, ahora puede ser distribuida rápidamente a clientes y público en general de forma electrónica. Esto supone una reducción de tiempo de lanzamiento de productos, servicios, etc. que confiere una ventaja frente a la competencia y mejora la impresión que el destinatario pueda tener de la organización.

Si como ha podido ver, su empresa necesita software de gestión documental, contacte con Telecon Business Solutions para poder ofrecerle un software o solución que se adapte a sus necesidades.

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