Beneficios y ventajas de la digitalización de documentos

La digitalización de documentos en los archivos documentales de empresas y organizaciones es un punto crítico actualmente, por diferentes motivos tienen una gran relación con la misión de los gestores documentales: almacenar, conservar y distribuir los documentos para disposición de los usuarios.

Si su empresa aún no se ha decidido a digitalizar los documentos, a continuación le mostramos algunos beneficios que se obtienen con un proceso de digitalización de documentos.

Mejora del acceso
La principal ventaja de los documentos digitalizados frente a los formatos originales anteriores, es la facilidad y el aumento de accesos de los usuarios. Los documentos digitalizados pueden ser vistos por más gente, un mayor número de veces y con menos esfuerzo. Puesto que al hacer una copia de un documento para su distribución en línea, este documento pasa a estar disponible a personas de todo el mundo sin la limitación física que supone un documento original, de esta forma los usuarios ya no tienen que invertir tiempo y dinero en desplazamientos a las instalaciones para ver el documento.

La digitalización también mejora la calidad de ese acceso, puesto que permite realizar comparaciones entre documentos de diferentes orígenes directamente en el sistema de gestión documental.

El documento digitalizado también mejora el tamaño, nitidez y color de los documentos originales, de forma que los usuarios pueden descifrar detalles de los documentos que son muy difíciles de ver en un original.

El acceso también se mejora con la digitalización, porque a los usuarios se les ofrece una nueva funcionalidad de búsqueda y opciones de navegación que les permiten encontrar la información de los documentos con mayor rapidez y precisión.

Otro de los beneficios es la capacidad que tiene un sistema de gestión documental en compartir los documentos digitalizados, donde más de un usuario puede acceder a los mismos documentos e información simultáneamente, frente a los documentos originales que no ofrecen esta capacidad.

En el caso de archivos documentales existe una reducción del tiempo dedicado por el personal a ciertas tareas, como por ejemplo a la recuperación de archivos que piden los usuarios. Sin el archivo documental digitalizado el personal tiene que atender al usuario, buscar el documento que este le pide y entregarlo, posteriormente cuando el usuario finaliza su tarea el personal debe devolver el documento a su carpeta original. Con el archivo documental digitalizado el propio investigador accede a los documentos por medio de un sistema de gestión documental que muestra los archivos y documentos digitalizados.

Mejor conservación
La digitalización es beneficiosa también en otras áreas, una de ellas es la preservación de la información contenida dentro del material de archivo.

En muchos casos, el elemento original está en tal estado de deterioro que no es práctico mantenerlo para su archivo, y es complicado de dejar a los usuarios que trabajen con el documento por el riesgo que supone a nivel de conservación. En estos casos, la digitalización puede ser usada para crear copias de los originales que se pueden acceder por los usuarios, mientras que los originales permanecen intactos separados del público.

La disminución de los requisitos de espacio de almacenamiento
Otro de los beneficios en los que la digitalización ayuda a los archivos documentales, es a través de la reducción del espacio de almacenamiento necesario, especialmente cuando se trata de un gran número de elementos.

Como los documentos digitalizados no ocupan espacio al estar incluidos en el sistema de gestión documental, instalado dentro de un “disco duro”, un objetivo de los proyectos de digitalización puede ser la disminución en el tamaño físico de un archivo de documentos, esto es más evidente cuando dentro del proyecto de digitalización se ejecuta un servicio de destrucción de documentos en papel. Aún y así, aunque no destruya el papel, con la digitalización del archivo normalmente ya no será necesario acceder a los documentos originales, con ello se puede mover el archivo documental original a una ubicación diseñada casi exclusivamente para la conservación, seguramente con unos gastos de almacenamiento inferiores.

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