Coste de la digitalización documental en las empresas

Existen diversas razones para elegir un sistema de gestión documental: mejor y más ágil acceso a la información así como distribución de la misma, mayor seguridad en el acceso o en caso de desastre, reducción del espacio físico destinado al almacenamiento, etc. Todo ello repercute directamente en una mejora de la productividad así como en un ahorro de costes.

Actualmente, es la cantidad de espacio físico una de las razones que más mueve a las empresas a interesarse por la gestión documental y en concreto por la digitalización de sus documentos. Estanterías, armarios y almacenes llenos de documentos ocupan un valioso espacio tanto en entorno empresarial como en el de las administraciones públicas.

No es extraño encontrar en una oficina armarios llenos de documentos en lugar de disponer de un mayor espacio para los trabajadores o destinarlo a otras funciones. O tener que asignar salas para ello, las cuales a pueden incluso no estar cerca del lugar de trabajo con la consecuente pérdida de tiempo y molestias al tener que desplazarse.

Llegados a este punto, la duda que cualquier empresa se plantea es la de saber cuánto le costaría implantar una gestión documental y específicamente, cuanto le costaría digitalizar sus documentos. Es este último punto el que tiene más peso económico si lo comparamos por ejemplo con el software (programa para gestionar la información, clasificar, buscar, etc.) o el hardware necesario (escáner, servidor, etc.),necesarios para la implantación.
Digitalización de documentos

Para calcular una estimación, se ha de realizar un buen análisis de cada caso, estudiando cómo se llevará a cabo la digitalización (tipo de escáner, personal involucrado, etc.) así como tipos de documentos que se deberán digitalizar y el estado de los mismos. Para ello es necesaria la colaboración del cliente.

Además de para obtener un valor lo más real posible permite que sea consciente de lo que supone todo el proceso. El fin último, es obtener un precio por “expediente” (unidad: caja, archivador etc) y tipo, es decir por ejemplo por digitalizar una caja llena de documentos Din A4 sin grapas y en buen estado. Dicho precio nos permitiría calcular el coste de una unidad y obtener el precio final lo más aproximado posible multiplicándolo por la cantidad total.

En ocasiones en estos cálculos hemos de tener en cuenta otros factores adicionales como por ejemplo, el personal que escaneará o la velocidad del escaneo. Se tendría que valorar si es más rentable que una empresa especializada se encargue del servicio y externalizar la digitalización documental por disponer de mejor hardware y de un personal más preparado y productivo, o si por el contrario los propios trabajadores de la empresa o alguno contratado para tal función serían más rentables.

En conclusión, podemos decir que la digitalización de los documentos es un gran paso adelante y una importante decisión que requiere de un buen análisis previo que nos permita valorar el coste y posteriormente aprovechar todas las ventajas de nuestros documentos digitalizados.

Para más información, contacte con Telecon.
 

Contacte aquí con TBS – Telecon Business Solutions del Grupo Telecon para más información.

También puede contactar a través de nuestro Teléfono central de Información:

Contacto con TBS del Grupo Telecon. Soluciones de digitalización y gestión de documentos. Servidores de Fax.