Digitalización de archivos, documentos históricos y de interés general

Para una correcta digitalización de archivos y documentos, ya sean históricos, de interés general, expedientes o de cualquier otro tipo, es altamente recomendable seguir una serie de recomendaciones para que el objetivo final se adapte a las expectativas.

En este sentido, en los Estados Unidos de América (EEUU) existe un organismo denominado (NARA) responsable de los archivos nacionales y la administración de documentos.

Este organismo define una serie de puntos clave para la correcta digitalización y catalogación de los archivos y documentos, para que sus colaboradores puedan ayudar a realizar la tarea de digitalización.

Hay que comentar que el archivo nacional (NARA) tiene un volumen de archivos de los más grandes del mundo, se estima que los documentos del archivo nacional puestos uno al lado del otro darían 57 veces la vuelta al mundo.

Con todo ello, es natural que tengan en marcha un proyecto de digitalización de archivos que les permita catalogar, extraer información y digitalizar los documentos del archivo; el objetivo final tiene 2 cometidos: preservar los archivos originales y facilitar la distribución de la documentación.

Como el proceso no es trivial y existen muchos tipos de documentos dentro del archivo, se ha definido un proceso con 3 puntos clave: Metadatos base o globales, Metadatos específicos y formatos de digitalización del archivo.

Los formatos de digitalización del archivo son importantes, puesto existen diferencias en la preparación y ejecución de la digitalización de los diferentes tipos de documentos: Texto, Expedientes, Facturas, Gráficos, Mapas, Planos, Fotografías, documentos antiguos, etc…

Para ello es importante contar con el asesoramiento de un experto para poder ejecutar la digitalización sin problemas para el original y con la máxima calidad del resultado.

Los Metadatos globales son aquellos que permiten de manera indistinta identificar un registro o documento dentro de un archivo. Estos metadatos son globales porque afectan a todos los tipos de documentos, ya sean en formato texto, imagen u otros.

Los metadatos globales están identificados dentro del formato de metadatos “Dublin Core”, con los siguientes campos base:

  • Identificador: Identificador único para cada documento digitalizado.
  • Título: Nombre descriptivo del documento digitalizado o información que describe el contenido del elemento original.
  • Creador: Describe el creador del documento original.
  • Publicador: El usuario o grupo responsable de digitalizar y categorizar el documento en el archivo.

Por último, tenemos los metadatos específicos para cada tipo de documento, así estos metadatos no serán los mismos para las facturas, expedientes, fotografías, planos, etc…

Aquí es importante definir correctamente los metadatos específicos y su enlace con el registro de metadatos base, para ello se utiliza un campo llamado "Identificador secundario" para cada grupo de metadatos específicos que tenga dicho documento y todos estos grupos harán referencia al "Identificador Principal" del documento digitalizado.

Con está teoría de definición de campos mediante el formato “Dublin Core” y el modelo relacional de base de datos, se puede identificar dependiendo del tipo de documento cualquier tipo de característica del elemento o documento a digitalizar: Localización, Fotógrafo, Precio, Códigos, Escala, Año, Empresa, Número de expediente, etc…

Para más información sobre la digitalización de archivos, puede contactar con Telecon donde le asesoraremos en sus necesidades de digitalización y archivado de documentos.

Servicio de digitalizacion de documentos para empresas

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