Digitalización de un periódico: directrices y preguntas clave

Los periódicos están llenos de información, pero la búsqueda entre toda esta información puede ser un gran problema, así que la digitalización del periódico aporta una serie de beneficios.

A menos que el periódico haya sido microfilmado (y muchas veces aunque lo haya sido), las bibliotecas tienen muy pocas copias y estas copias a menudo no están disponibles para los usuarios. Incluso con el acceso a un periódico, a menos que el documento se haya indexado, la búsqueda de la información deseada puede ser una búsqueda tediosa.

Imagen del Diario de Madrid de 1814

Debido a la gran cantidad de información de difícil acceso, los periódicos locales son los principales candidatos para la digitalización. Un periódico digitalizado hace que toda su información esté disponible para su búsqueda y accesible a cualquier persona con acceso a Internet, mediante un sistema de archivo documental electrónico.

Sin embargo, los periódicos a diferencia de otro tipo de documentos, presentan algunos desafíos diferentes en el proceso de digitalización.

A continuación se aclaran muchas de las cuestiones y pasos relacionados con la digitalización de periódicos con el objetivo de aclarar este tipo de proyectos.

¿Por qué digitalizar un periódico?
El proceso de digitalización de documentos en general aumenta el número de usuarios concurrentes que pueden tener acceso a la información. En concreto, los periódicos digitalizados pueden ser puestos a disposición de varios usuarios locales, y si se desea, también a cualquier persona con acceso a Internet, mediante un sistema de gestión documental.

A esto le sumamos que el fichero del periódico digitalizado tiene una lista de palabras clave de búsqueda y un indexado de texto completo, que permiten buscar la información concreta que está buscando el usuario en cuestión de segundos.

Además, el uso de una copia digital disminuye la necesidad de utilizar el ejemplar original, que en muchas ocasiones puede ser frágil o de difícil acceso.

¿Directrices para la digitalización de periódicos?

  • Comprobar que no esté digitalizado: Aunque no hay muchos periódicos digitalizados, antes de empezar el proyecto de digitalización, es necesario asegurarse de que nadie tiene o está digitalizando este mismo periódico.
  • Comprobar si es legal para digitalizar: Si el periódico que quiere digitalizar tiene protección del derecho de autor, tendrá que crear un acuerdo con el propietario legal.
  • ¿Digitalización del ejemplar completo?: Por el tipo de documento y la naturaleza de los periódicos, para un resultado satisfactorio se debería de trabajar siempre con el ejemplar completo.
  • Comprobar la mejor calidad: La digitalización del periódico se debe de tomar de los mejores originales disponibles.
  • Realizar el proyecto sobre lo que se va a utilizar: La digitalización de periódicos conlleva un esfuerzo económico, y los responsables del proyecto deberían de asegurarse que hay suficiente demanda para el producto final.

OCR
Una vez que la imagen digital del periódico se ha creado es necesario preparar el resultado de la digitalización para su búsqueda y accesibilidad.

Las imágenes se procesan con un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para preparar el texto periodístico para su posterior búsqueda por palabras global, mediante el que se puede realizar una búsqueda de una palabra concreta en todo el volumen digitalizado.

Metadatos de los periódicos
Los metadatos son necesarios para identificar cada uno de los ficheros digitalizados y pueden ayudar a los usuarios a encontrar lo que están buscando.

Para los metadatos es necesario crear los campos de título del periódico, fecha y número, también puede ser interesante añadir metadatos como el número de páginas, el tema, el ámbito del periódico, etc.

El acceso y la preservación de los periódicos digitalizados
Es necesario definir cómo se va a proporcionar el acceso a este nuevo recurso de periódicos digitalizados. Actualmente la solución más aceptada, es la obtención de un software de gestión documental con los ficheros digitalizados y preparados para su explotación tanto en local como desde Internet.

Las opciones de entrega de la documentación digitalizada en CD/DVD no se consideran aceptables para la conservación de datos a largo plazo.

Externalización del proceso de digitalización de periódicos
Aunque algunas bibliotecas han hecho proyectos de digitalización de periódicos en sus dependencias, el resultado no siempre es el deseado puesto que se trata de un proceso difícil de ejecutar.

Por diferentes razones estos proyectos acaban fracasando: el tiempo necesario empleado en la digitalización, la calidad de los escáneres dedicados a la digitalización, la capacidad de generar OCR / metadatos de calidad y la integración en un software de gestión documental.

Para trabajar sobre seguro, lo mejor es contar con una empresa de digitalización de periódicos para que realice de manera profesional este trabajo con la calidad necesaria y el resultado deseado.

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