Externalizar la digitalización de documentos de la empresa

La digitalización de documentos engloba la conversión de documentos en formato electrónico a través del escaneo o digitalización, el procesamiento de imágenes y reconocimiento de datos así como la distribución de los documentos dentro de los sistemas de la empresa y su almacenamiento.

Para gestionar de la manera más eficiente el proceso de digitalización de documentos en su empresa, es más que recomendable optar por la externalización del servicio de digitalización de documentos.

El servicio profesional en la empresa de digitalización, consta de las siguientes etapas:

Recepción y análisis de documentos: los documentos son recibidos y debidamente registrados mediante la asignación de un identificador único para cada documento para posteriormente ser escaneados.

Reconocimiento de datos y creación de un archivo de identificación: la imagen del documento escaneado es reconocida, después de lo cual se crea automáticamente un archivo de identificación. Todos los datos incorporados en este archivo de identificación son de los documentos debidamente revisados.

Entrada de documentos procesados en el sistema de digitalización de documentos: Los datos y las imágenes recién procesadas se presentarán en el formato (PDF, JPG, TIFF, etc…) y en la ubicación (FTP, USB, CD, etc…) especificados por el cliente. Tan pronto como se complete el proceso, el documento estará a disposición del cliente, ya sea en línea o entregado en un disco duro u otro formato.

Almacenamiento de documentos: las imágenes y los datos de los documentos procesados se pueden almacenar en un software de gestión documental específico para documentos digitalizados. Los documentos impresos se pueden guardar en un archivo de custodia documental, clasificándose en función de las prácticas del mantenimiento de registros pertinente, y almacenándose en el orden especificado en la normativa vigente.

Las ventajas del servicio de externalización en la digitalización de documentos incluyen:

Reducción de costes: bajos costes de procesamiento de documentos (por documento).

Seguridad documental: las copias originales de los documentos están debidamente clasificadas y almacenadas en el archivo de custodia documental, por lo que son fáciles de encontrar y revisar. Más información de la custodia documental, aquí.

Capacidad para procesar cantidades variables de documentos: nos encargamos de disponer de los recursos necesarios, para procesar desde unos cientos de unidades hasta cientos de miles de documentos.

Calidad: las conversiones y digitalizaciones de los documentos son mesurables para que de este modo el resultado cumpla con los criterios de calidad pertinentes.

Confidencialidad: con la prestación del servicio se incluyen mecanismos para añadir seguridad y confidencialidad de la información (documentos y datos que los componen).

Grupo Telecon ofrece la externalización del servicio de digitalización de documentos en su empresa, con la máxima profesionalidad y total garantía. Para más información, contacte con Telecon.

Servicio de Digitalización de documentos en Barcelona

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