Gestión documental: ¿Cómo vamos en España?

Recientes estudios sobre gestión documental muestran la situación de España en este sector

La aparición de nuevas formas de gestión documental es una realidad cada vez más presente. La digitalización de los documentos en la empresa es en gran parte responsable del crecimiento de este sector, lo que ha dado pie al surgimiento de una gran variedad de soluciones como la oficina virtual, la gestión en la nube o las variadas soluciones en software de gestión documental. Pero, ¿en qué situación se encuentra España frente a estos cambios?

Un estudio realizado por la compañía Iron Mountain arroja algo de luz sobre esta cuestión. Según los datos recopilados, todavía queda mucho camino por recorrer, ya que más del 70% de las empresas afirman que les es más fácil obtener información que no tienen – como documentos que se puedan solicitar a proveedores o encontrar por la red – que encontrar la información que ellos mismos generan.

En la misma línea, el estudio aseguro que solo el 27% de las empresas consideran que sus empleados tienen acceso a todos los documentos que necesitan en su trabajo. Encontramos, pues, que el aislamiento de los recursos informativos sigue siendo un gran problema en las empresas. Las compañías actuales manejan una gran cantidad de información que acaba acumulándose de forma caótica si no se ha establecido una metodología de gestión documental precisa.

Otro dato que aporta el estudio es que en la mayoría de oficinas, más del 15% del espacio disponible se sigue dedicando de forma íntegra a almacenar información en estanterías, armarios o archivos. Hablamos de una media de 51 minutos diarios en la jornada de los empleados que se dedican exclusivamente a buscar documentos propios. Por lo tanto, la productividad se ve también muy afectada. Según el estudio, un sistema de gestión documental agiliza esas búsquedas hasta en un 200%

Aunque los datos anteriores parezcan pesimistas, en realidad, España se sitúa como la segunda nación europea en cuanto a la automatización de procesos de negocio y es el sexto país europeo más avanzado en la digitalización de sus documentos en el seno empresarial.

En el mercado español, operan alrededor de 120 empresas en el sector de la gestión documental, entre las cuales se encuentran Telecon. Sin embargo, el número tiende a reducirse por operaciones de fusión y adquisición de otras compañías, por lo que podemos hablar de una tendencia progresiva de concentración de la oferta. Según el observatorio sectorial DBK, la facturación agregada por la prestación a terceros de servicios de gestión documental alcanzó en 2016 los 330 millones de euros, tras crecer en un 6,6% en 2015 y en un 5,1% en 2016.

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