Guía de seguridad en la documentación de una empresa

Los documentos de la empresa y su contenido son claves para tomar decisiones y realizar transacciones, por esta razón es imprescindible para los directivos y trabajadores garantizar que son seguros.

En una época en que la gestión documental es cada vez más necesaria para que un negocio opere de manera eficiente y mantenga la competitividad, es comprensible que el tema de la seguridad con los documentos esté recibiendo una atención extra.

Tenga la seguridad que los sistemas de gestión documental son mucho más seguros que la gestión de documentos en papel, pero siempre que se tenga una solución flexible que le proporcione el nivel de seguridad adecuado para su empresa.

La seguridad y la flexibilidad deben ir acompañada de simplificación administrativa, de modo que sus administradores de sistemas puedan configurar la seguridad del sistema de gestión documental con facilidad.

¿Qué bases tiene que tener la gestión documental en su empresa para obtener seguridad con los documentos?

• Se tiene que poder designar el administrador del sistema de Gestión Documental para evitar la manipulación.
• Poder establecer grupos de usuarios por departamento, función o función de trabajo (tales como directores de empresas, contabilidad o el personal de recursos humanos, o los agentes de campo). Así dotar de la visibilidad necesaria en cada caso.
• Bloquear el acceso de los archivos particulares de los usuarios y grupos específicos.
• Si su gestión documental tiene (workflows) flujos de trabajo, asegúrese de que usted puede:
  • Limitar los usuarios que pueden crear/modificar los flujos de trabajo de modo que sólo personas autorizadas pueden crear o modificar elementos de diseño (por ejemplo, cambiar el nombre de un proceso de flujo de trabajo, los plazos de etapas del flujo, etc…).
  • Especificar qué derechos cuentan los grupos de usuarios o que pueden realizar los usuarios dentro de los procesos de flujo de trabajo que están autorizados a acceder (como el inicio de un flujo de trabajo, el acceso a datos, o mover un trabajo desde una cola de trabajo común a una cola de personal).
• Debe poder decidir los derechos de los usuarios que necesiten realizar tareas sobre los documentos para asegurarse de que el contenido se gestiona adecuadamente después de haber sido creado. El sistema debe ser capaz de bloquear la información que debe ser inalterable, al tiempo que permite agregar contenido por las personas adecuadas.

Lista de preguntas a realizarse para definir correctamente las normas de seguridad para cada tipo de documento.

• ¿Qué grupos de usuarios deben estar autorizados a ver el contenido?
• ¿Qué grupos de usuarios deben tener permiso para editar el contenido?
• ¿Existen grupos de empleados que se les debe permitir borrar los documentos?
• ¿Qué grupos deben recibir el derecho de enviar por correo electrónico algunos tipos de documentos como archivos adjuntos?

Después de haber analizado y comprendido la relación entre cada uno de los grupos de usuarios y los tipos de documentos de su empresa, esto tiene que asegurar de que su solución puede satisfacer las necesidades de su negocio.

Obtener un sistema de gestión documental fácil y seguro.

Si su empresa está planeando implementar o actualizar su sistema de gestión documental para tomar ventaja de sus funciones, tales como búsqueda de documentos, flujos de trabajo, archivo electrónico, firmas, y más, tenga en cuenta cómo los usuarios acceden al sistema de gestión documental para cada una de estas funciones. Pregunte a su proveedor:

• ¿Los usuarios necesitan un registro separado de usuario y contraseña para cada módulo o funcionalidad dentro del sistema? O los usuarios ¿pueden moverse sin esfuerzo de una función a otra sin tener que volver a registrarse en el sistema?
• ¿Los usuarios tienen que iniciar sesión y volver a iniciarla cada vez que salgan del sistema de Gestión Documental para trabajar con otras aplicaciones, o pueden permanecer conectados y trabajar de forma integrada entre múltiples aplicaciones?

Hay que asegurarse que sólo las personas autorizadas pueden iniciar sesión en el sistema de Gestión Documental, pero también el sistema tiene que ayudar a trabajar de manera eficiente una vez que los usuarios tienen acceso, y en consecuencia facilitar la productividad que es una de las bases de cualquier sistema de gestión documental.

Asegurar el sistema de gestión documental con una auditoria de accesos (rastreo).

Los documentos deben estar a salvo de usos no autorizados, si la seguridad de su sistema de Gestión Documental es robusta y está configurada correctamente.

Sin embargo, aun cuando sus documentos son 100% seguros de acceso del personal autorizado o uso inadecuado, los fallos de seguridad pueden provenir de los administradores de los sistemas o los administradores de la gestión documental.

Compruebe que su software tiene auditoria de accesos y puede ayudar a detectar la manipulación de los documentos con facilidad y si hay un acceso no autorizado. Los registros de auditoria de su sistema de Gestión Documental deben mostrar una clara evidencia si alguien irrumpe en el sistema, hace que los cambios que sean autorizados por el software y los intentos de ocultarlo.

Conclusiones

Asegúrese de que su solución de Gestión Documental tendrá los niveles de seguridad que necesite sin ser tan complejos que sean difíciles de controlar. Los empleados, puestos de trabajo, y las políticas cambian constantemente, por ello la gestión de los usuarios y permisos tiene que ser lo suficientemente sencilla como para que los administradores del sistema de gestión documental comprendan cómo hacer los cambios solicitados y además tengan la confianza de que los cambios se hicieron correctamente.

Para que su empresa tenga éxito, usted necesita conocer que la información que almacena es consistente y completa, rápida y siempre a disposición de aquellos que la necesitan, gestionada de acuerdo a sus reglas de negocio, con la seguridad para evitar la manipulación, y auditable con facilidad.

Tanto si necesita una aplicación de archivo documental simple o un completo sistema de gestión documental con múltiples procesos de negocio integrados para el control de los documentos, debe tener la certeza que la seguridad y auditoria se controlan adecuadamente.

Contacte con TBS del Grupo Telecon para más información sobre los sistemas de gestión documental y los archivos electrónicos de documentos.