Qué es la indexación de los metadatos en la gestión documental?

En los proyectos de gestión documental, la indexación de los metadatos es el proceso clave para obtener como resultado un excelente archivo documental electrónico.

Actualmente todas las empresas mueven un gran volumen de información la cual necesita ser accesible de la forma mas ágil posible. De nada sirve disponer de esta información si no es posible llegar a ella o se requiere mucho tiempo para encontrar los datos que se buscan.

Es en este punto, donde la indexación de los metadatos juega un importante papel. La indexación es un proceso realizado por software que se ejecuta mediante patrones de reconocimiento OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), una extracción de información de los documentos que queda almacenada de forma estructurada y accesible.

Podemos situar el proceso de indexación de los metadatos dentro del de digitalización de documentos como uno de sus pasos.

  • Captura del documento físico mediante un escáner.
  • Indexado de la información o metadatos extraidos del documento.
  • Archivado del documento y la información asociada que se ha extraido para posteriores búsquedas.

Los metadatos extraidos dependerán de las necesidades o procesos posteriores que se quieran llevar a cabo. Siendo habitual extraer algunos como el número factura, fecha, importes, nombres, direcciones, etc.

Son estos datos los que permitirán posteriormente clasificar y buscar los documentos de una forma más rápida y precisa.

Además, la indexación de los metadatos en la digitalización de documentos nos ofrece 2 interesantes posibilidades:

  • La búsqueda de información según los metadatos. Por ejemplo el poder buscar dentro del archivo electrónico de documentos digitalizados facturas de una determinada empresa o de una fecha concreta.
  • La integración de los metadatos en los sistemas ERP y de contabilidad de la empresa. Un proceso automatizado que evitará tener que volver a introducir los datos de forma manual, en el resto de sistemas de su empresa.

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