Requisitos legales para empezar a digitalizar facturas y eliminar el papel

¿Durante cuanto tiempo deben de conservarse las facturas? ¿Cuáles son los requisitos para una digitalización de facturas certificada?

digitalizar facturas

Desde 2007, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) establece que las empresas pueden realizar una digitalización de facturas certificada que les permite destruir las facturas en papel conservando su validez legal.

El objetivo de los departamentos de contabilidad y finanzas suele ser la búsqueda de la eficiencia. La digitalización de facturas va en línea con desarrollar una metodología que reduzca los tiempos de gestión y permita eliminar el papel acumulado en carpetas y archivadores.

¿Cuánto tiempo deben de conservarse las facturas?

Depende del criterio que tengamos en cuenta. Según la Ley General Tributaria, hay que conservar todas las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias. Este criterio tributario establece un periodo de 4 años desde que se presenta la declaración de impuestos.

El criterio mercantil, por su lado, establece la obligación de conservar los documentos por un plazo de 6 años a partir del último asiento realizado en los libros. Finalmente, el criterio penal recomienda que estos documentos se conserven durante 10 años, ya que las facturas podrían llegar a servir como prueba en un juicio.

Teniendo en cuenta estos criterios, es fácil imaginar como las facturas tenderán a acumularse, ocupando espacio y dificultando la búsqueda de la información, un problema que se agravará en empresas de cierto tamaño con un alto volumen de facturas.

¿De qué manera se puede digitalizar facturas sin perder la validez legal?

A través de la digitalización de facturas certificada, un procedimiento por el cual, a través de escáner, se puede convertir un documento en papel en un archivo digital admitido por la Agencia Tributaria (AEAT). Si la digitalización de facturas no es certificada, es necesario conservar el justificante original en papel durante un mínimo de 5 años, por lo que no se resuelve el problema de la acumulación de papel.

Requisitos para la digitalización de facturas certificada

Para que la digitalización de facturas sea certificada y sea posible destruir su original en papel es necesario que el software de gestión documental cumpla con ciertos requisitos que impidan la manipulación del documento y aseguren su calidad.

La normativa de la Agencia Tributaria indica que el software responsable de digitalizar facturas debe de ser capaz de optimizar, insertar metadatos y firmar electrónicamente, limitando de esta manera las manipulaciones manuales.

El organismo regulador también establece ciertos criterios requeridos para la firma electrónica, que deberá ser de 200 píxeles y con un formato homologado definido por la ISO 19005 como los siguientes: PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF. Si quieres saber más sobre las garantías legales de la firma electrónica, consulta el siguiente artículo.

Desde Telecon Business Solutions, estamos especializados en soluciones de gestión documental y transformación digital para las empresas. Garantizamos a nuestros clientes la solución más adecuada en cada caso y el cumplimiento de las garantías legales necesarias para la gestión de recursos empresariales en formato digital.

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