Tranformación digital: retos y ventajas

Transformación digital y sus beneficios en la gestión de documentos: ¿sabemos de su importancia?

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La transformación digital se presenta como uno de los grandes retos en este siglo XXI, tanto a nivel de la vida diaria como a nivel empresarial e institucional. Durante las décadas anteriores, hemos visto llegar múltiples aplicaciones de la tecnología digital, pero el reto es incorporarla a nuestra vida diaria con miras puestas en el medio y largo plazo. Y es que la digitalización no es algo temporal, sino una tendencia que viene para cambiar el futuro, incluyendo el sector de la gestión documental.

Las reticencias que todavía presenta este fenómeno se deben, en parte, a que todavía queda pendiente cierta labor de difusión y educación para que las empresas se den cuenta de que el cambio de paradigma es inminente. También es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año. Pero la correcta adaptación a esta tendencia global puede marcar la diferencia para el éxito de nuestro negocio, ya que, como avisaba Darwin, se trata de adaptarse o morir.

Pero más allá de una mera cuestión de adaptación, la transformación digital de documentos presenta una serie de ventajas que no se deberían de pasar por alto:

Ahorro del espacio de almacenamiento físico que se puede destinar a otros fines.
• Una disposición mucho más cómoda de los documentos y por un periodo de tiempo superior, ya que se evita el desgaste del papel.
Aumento de la seguridad de estos, ya que, gracias a las soluciones digitales, resulta fácil configurar quien tiene acceso a una información específica.
• La reducción de papel no sólo supone un ahorro de costes, sino que además adoptamos una alternativa más verde que no contribuye a la explotación forestal.
• En general, la digitalización de documentos supondrá una ventaja organizativa y funcional, ya que facilita el acceso, la edición y la distribución de la información.
• Estos documentos estarán disponibles para su incorporación en un software de gestión documental tipo CRM, ERP o ECM, lo que agilizará sin duda los flujos de trabajo.

A pesar de la aparente dificultad en el cambio organizacional que supone la transformación digital de documentos, la gran empresa tipo banca o la administración ha visto un retorno de la inversión muy rápido. Donde encontramos más problemas es en la PYME, a las que, en muchos casos, les cuesta dar el paso.

Desde Telecon, acompañamos estas empresas durante esta transformación, ofreciéndoles soluciones optimizadas según sus necesidades y prioridades. Por ejemplo, las aplicaciones especializadas o la externalización del proceso podrían ser la opción ideal para compañías que quieran digitalizar grandes volúmenes de documentos. En cambio, si una  organización quiere incorporar un sistema de gestión documental a sus procesos, encajaría mejor una solución integral.

Mientras que hace un tiempo estos softwares de gestión integral eran muy caros, hoy en día muchos proveedores han reducido sus precios, ya que estas soluciones son cada vez más populares y existe ventaja en acercarse al mercado de las PYMES, en vez de cubrir solo las grandes compañías.

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