Workflow, qué flujos de trabajo necesita la gestión documental?

Los workflow en la gestión documental permiten la automatización y control de los procesos más o menos definidos que se realizan con los documentos en una empresa.

Los documentos que entran dentro de un sistema de workflow documental son variados, siendo habituales documentos como: facturas, albaranes, nóminas, etc... Pero al final los documentos que definen los diferentes tipos de workflow dependen de los modelos corporativos de cada empresa.

Que es un flujo de trabajo o Workflow?

Un flujo de trabajo (workflow) es un conjunto pasos estructurados, que marcan el proceso a seguir para lograr un objetivo.

workflow gestion documental

Un workflow no solo implica anotar toda la información y describir el ciclo de vida de un proceso, sino que también implica la normalización y la estructuración de dicha información en base a estándares que permitan su integración en aplicaciones informáticas, como podría ser un gestor documental.

Además, en los flujos de trabajo, se pueden asignar responsabilidades, tiempos y ciertos atributos en cualquier fase de la gestión documental.

Beneficios de los workflow

Todo ello confiere a los sistemas de workflow unas características y beneficios que los hacen indicados para numerosos procesos:

  • Procesos en los que se requiera mayor control de la información. Podemos saber donde se encuentra la documentación desde que entra hasta que se archiva o se destruye.
  • Control y seguimiento de las transferencias documentales entre áreas o departamentos.
  • Reducción del tiempo de gestión. Un workflow adecuadamente planteado puede reducir los tiempos de gestión de numerosos procesos.
  • Automatización de tareas. Ciertos pasos dentro del flujo de trabajo se pueden automatizar evitando la intervención del personal o minimizado y simplificando la misma.

Que workflows necesita la gestión documental?

No existe una lista definida de procesos que demandan un workflow o flujo de trabajo con la documentación, todo depende de los procesos que existan en la empresa previamente y como esta desee automatizar el flujo de vida de los documentos.

Son habituales los workflows de aprobación de facturas de proveedores (accounts payable workflow), albaranes, nóminas, gastos. Pero también existen workflows asociados a calidad, servicio técnico, etc.

Que sistemas de workflow existen?

Dentro de los sistemas de workflow existen diferentes herramientas y opciones para su implantación.

Si en su empresa ya disponen de un sistema ERP o herramientas de software como SAP o Sharepoint, existen opciones para integrar los workflow para que trabajen con estos sistemas y con la información de sus bases de datos.

Por otra parte, también existen motores de workflow online que trabajan directamente desde una web, ya sea en cloud o en un sistema de workflow web instalado en los servidores de la empresa cliente.
En estos casos el sistema de workflow funciona de forma separada al ERP de la empresa, por concepto para no interferir en el funcionamiento del ERP, y se comunica con este para recuperar y guardar datos en su base de datos mediante ficheros XML.

 

En conclusión, podemos observar que los procesos simples o más complejos en una empresa pueden beneficiarse de la incorporación un workflow de gestión documental. Como apuntábamos inicialmente, todo dependerá de las prioridades y necesidades de cada empresa.

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