Arxiu documental. Arxiu electrònic de documents.

Solucions de gestió per al arxivat de documents.

L'arxiu documental és un component essencial en molts models de negoci. Entre els requisits d'un arxiu electrònic de documents està que el procés d'arxivat de documents sigui segur i de confiança, de manera que es pugui demostrar que els documents no han estat alterats des de la seva entrada a l'arxiu. Totes les empreses necessiten proves legals de contractes i documents de transaccions (factures) amb les aprovacions i les signatures dels documents.

Un arxiu electrònic de documents amb accés des del navegador ben administrat pot proporcionar-li un seguiment de l'estat físic dels documents i els registres electrònics de manera més eficient que els mètodes tradicionals d'arxiu documental.

Amb un arxiu documental centralitzat i un sistema de recuperació de documents associat, la seva empresa serà capaç de trobar, sol·licitar i recuperar els seus documents electrònics o en paper amb rapidesa i facilitat. Els documents més antics o de paper poden ser escanejats digitalment i arxivats electrònicament amb les solucions de gestió per al arxivat de documents. Aquests registres es guarden com arxius PDF, i poden ser indexats correctament per les solucions de gestió documental.

Amb l'arxiu electrònic de documents la seva empresa manté la informació arxivada a només uns clics del ratolí, estalviant temps, diners i l'espai dels mètodes físics d'emmagatzematge d'arxiu documental en paper.

Imatge representativa d'un Arxiu Documental.

El sistema de gestió documental amb arxiu documental pot indexar els arxius adequadament, el que proporcionarà més eficàcia en la classificació i recuperació dels documents i registres.

El sistema de gestió documental associat a l'arxiu electrònic de documents controla el cicle de vida dels documents de la seva empresa, els usuaris tenen la informació i traçabilitat sobre com es creen, revisen, publiquen i s'utilitzen els documents, i també la forma en què es guarden o s'eliminen els documents.

Un sistema efectiu d'arxiu documental ha de ser flexible perquè permeti gestionar correctament la vida i el moviment dels documents dins la seva empresa, i que a més integri el sistema de control sobre l'arxiu documental que millor s'adapti a la seva empresa.

L'arxiu electrònic de documents promou la recuperació i l'intercanvi d'informació amb facilitat i organitza el contingut d'una manera lògica i coherent, amb el que és fàcil regular la creació de contingut i la presentació de documents a través del seu sistema de documents.

Amb el sistema d'arxiu documental adequat per la seva empresa, s'anirà adonant d'una major productivitat fent que la informació estigui disponible en temps real als seus empleats. L'atenció al client es millora en tenir accés als documents immediatament en lloc d'haver d'anar a buscar. Les escriptures, contractes, factures i altres documents importants per la seva empresa estaran fora de perill d'inundacions, incendis i altres desastres naturals.

Un arxiu documental serveix entre molts tipus i formes d'arxivar documents, per als següents casos específics:

  • Arxius històrics digitalitzats.
  • Arxiu de documents administratius
  • Arxiu de documents comptables
  • ...

Per a més informació, us convidem a conèixer una de les nostres solucions d'arxiu documental com és la Gestió Documental TBSearch, una aplicació web que soluciona la major part dels reptes de l'arxiu documental.

Què es pot fer amb els documents en paper un cop es digitalitzen, es realitza l'arxiu electrònic i no es necessita accés al document original? La trituració és una opció segura per eliminar els documents sensibles. El procés de trituració destrueix els documents i els converteix en no recognoscibles, el que garanteix mantenir la privacitat.

Enrere han quedat els dies d'un magatzem arxiu documental ple de caixes de documents arxivats. L'arxiu documental d'avui en dia és l'arxiu electrònic de documents i aquest arxiu està disponible en el seu navegador, segur i accessible i compleix amb els requisits legals per a la gestió dels documents.

Contacti amb TBS del Grup Telecon per a més informació de les solucions d'arxiu documental disponibles per la seva empresa.

Imatge d'accés a més informació del Arxiu Documental

Imatge d'accés a més informació de Gestió Documental

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.