Beneficis del Software de Gestió Documental

Si volem valorar els avantatges que ens aportaria un Software de gestió Documental a la nostra empresa, haurem d'analitzar els beneficis que ens aportarà. Per a aquesta valoració podem dividir-los en beneficis directes i indirectes.

Els primers es refereixen a allò que pot ser mesurat i per tant quantificat en termes de benefici, mentre que els segons engloben allò que és difícil de mesurar i atribuir a un software de gestió documental però que indirectament genera altres beneficis arran de la implantació del mateix.

Beneficis directes del software de gestió documental

Reducció de l'emmagatzematge

Gràcies a la digitalització de documents i la integració d'aquests dins d'un sistema de gestió documental, podem reduir considerablement l'espai requerit per emmagatzemar paper.

Fins i tot en cas que per motius legals haguem conservar alguns dels documents en format físic per al seu accés puntual, aquests poden ser emmagatzemats en llocs menys costosos.

Indexació, recerca i recuperació, ràpida i flexible

A diferència del paper on el procés és més complicat i costós, la indexació de documents es pot dur a terme de diverses maneres i de forma simultània es pot aplicar taxonomies o categoritzacions simples o múltiples.

Tot això permetrà fer cerques més ràpides i de text complet, és a dir que serà possible buscar qualsevol paraula o frase continguda en qualsevol document, cosa que no és possible en paper.

La recerca dels documents físics en paper requereix temps i obre la possibilitat que s'extraviï o de no localitzar-perquè un altre company ho tingui. En un software de gestió documental, els documents s'emmagatzemen de forma centralitzada i són accessibles de forma ràpida des del mateix escriptori amb l'estalvi de temps que això suposa.

Control d'accés i seguretat millorats

Un Software de gestió documental permet un major control de l'accés a documents, factor que és especialment interessant en aquells més crítics.

Podrem limitar i controlar l'accés a nivell de carpetes o documents a diferència dels documents físics on un cop accedim al lloc on està arxivat tenim accés a tot el que hi hagi guardat.

D'altra banda, mitjançant el programari podem portar un control dels accessos i modificacions que es realitzin en els documents, fet molt més difícil de controlar en documents de paper. A diferència que passa en manipular documents físics, mitjançant la gestió documental evitem que un document quedi oblidat a l'oficina amb accés a persones no autoritzades.

Sense arxius extraviats i amb recuperació davant desastres

La pèrdua de documents pot generar nombrosos problemes, entre ells econòmics. Mitjançant el software de gestió documental, els documents estaran sempre emmagatzemats de forma centralitzada amb els deguts controls d'accés i modificació.

Fins i tot si s'emmagatzema incorrectament es poden trobar ràpida i fàcilment a través dels mecanismes de cerca de text complet.

El software permet realitzar còpies de seguretat externes i arxius a prova d'errors el qual suposa una excel·lent estratègia per recuperar la informació en cas de desastre.

Si revisem aquesta mateixa situació amb els documents físics aquests estarien sotmesos a més riscos, a més que tant per volum com per les despeses que suposaria tenir una còpia resultaria molt car de mantenir.

Millor protecció i distribució de documents

Un arxiu documental permet centralitzar tots els documents per a la consulta. En cas d'haver de conservar alguns documents físics, gràcies a aquest sistema, evitaríem un excés de manipulació dels mateixos i podríem conservar-los en un format no propietari.

En cas de voler distribuir aquests documents, podrem fer-ho electrònicament via correu electrònic, mitjançant web, etc. estalviant així els costos d'impressió, fotocòpia, franqueig, etc. i el temps o retards que això suposa.

Millora en el compliment de les normatives

Gràcies a la combinació de seguretat, auditoria, arxiu i recuperació de desastres seva empresa serà capaç d'autenticar la validesa de la informació emmagatzemada i demostrar que compleix amb la legislació pertinent en cas que s'iniciï una auditoria.

Major control de l'efectiu

Mitjançant el major control sobre documents com factures, albarans, etc. el flux dels diners en efectiu pot ser controlat de forma centralitzada juntament amb tota la documentació necessària per prendre les decisions més encertades.

Beneficis indirectes del software de gestió documental

Millor servei d'atenció al client

Es redueixen els temps de resposta i aquesta és més professional i precisa ja que tot el procés està més automatitzat i controlat. Els clients estaran més satisfets i el personal podrà dedicar el seu temps a altres tasques pròpies del negoci.

Major eficiència en gestions internes

Es redueixen els temps per completar tasques millorant les operacions diàries dins de l'organització, el que comporta a un millor flux de la informació i un augment de la percepció del personal en la seva capacitat resolutiva, que acaba convertint-se en una "sensació de benestar".

Preservació del Capital Intel·lectual

Gràcies al Software de Gestió Documental la localització de la informació deixa d'estar exclusivament en els caps dels treballadors per passar a ser fàcilment compartida i accessible per departaments i personal augmentant així el valor d'aquesta informació en l'organització.

Avantatges sobre la competència

La informació que estava en paper, ara pot ser distribuïda ràpidament a clients i públic en general de forma electrònica. Això suposa una reducció de temps de llançament de productes, serveis, etc. que confereix un avantatge enfront de la competència i millora la impressió que el destinatari pugui tenir de l'organització.

Si com s'ha pogut veure, la seva empresa necessita software de gestió documental, contacti amb Telecon Business Solutions per poder oferir un software o solució que s'adapti a les seves necessitats.

Imatge enllaç al formulari de software de Gestió Documental

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.