Cost de la digitalització documental a les empreses

Hi ha diverses raons per triar un sistema de gestió documental: millor i més àgil accés a la informació així com distribució de la mateixa, major seguretat en l'accés o en cas de desastre, reducció de l'espai físic destinat a l'emmagatzematge, etc. Tot això repercuteix directament en una millora de la productivitat i també en un estalvi de costos.

Actualment, és la quantitat d'espai físic una de les raons que més mou a les empreses a interessar-se per la gestió documental i en concret per la digitalització dels seus documents. Prestatgeries, armaris i magatzems plens de documents ocupen un valuós espai tant en entorn empresarial com en el de les administracions públiques.

No és estrany trobar en una oficina armaris plens de documents en lloc de disposar d'un major espai per als treballadors o destinar-lo a altres funcions. O haver de assignar sales per això, que a poden fins i tot no estar prop del lloc de treball amb la conseqüent pèrdua de temps i molèsties en haver de desplaçar-se.

Arribats a aquest punt, el dubte que qualsevol empresa es planteja és la de saber quant li costaria implantar una gestió documental i específicament, quant li costaria digitalitzar els seus documents. És aquest últim punt el que té més pes econòmic si ho comparem per exemple amb el programari (programa per gestionar la informació, classificar, buscar, etc.) O el maquinari necessari (escàner, servidor, etc.), Necessaris per a la implantació.

Digitalització de documents

 

Per calcular una estimació, s'ha de fer una bona anàlisi de cada cas, estudiant com es durà a terme la digitalització (tipus d'escàner, personal involucrat, etc.) Així com tipus de documents que s'hauran digitalitzar i l'estat dels mateixos. Per això és necessària la col·laboració del client.

A més de per obtenir un valor el més real possible permet que sigui conscient del que suposa tot el procés. La finalitat última, és obtenir un preu per "expedient" (unitat: caixa, arxivador etc) i tipus, és a dir per exemple per digitalitzar una caixa plena de documents Din A4 sense grapes i en bon estat. Aquest preu ens permetria calcular el cost d'una unitat i obtenir el preu final el més aproximat possible multiplicant per la quantitat total.

De vegades en aquests càlculs cal tenir en compte altres factors addicionals com ara, el personal que escanejarà o la velocitat del escaneig. S'hauria de valorar si és més rendible que una empresa especialitzada s'encarregui del servei i externalitzar la digitalització documental per disposar de millor maquinari i d'un personal més preparat i productiu, o si per contra propis treballadors de l'empresa o algun contractat per tal funció serien més rendibles.

En conclusió, podem dir que la digitalització dels documents és gran pas endavant i una important decisió que requereix d'un bon anàlisi prèvia que ens permeti valorar el cost i posteriorment aprofitar tots els avantatges dels nostres documents digitalitzats.

Per a més informació, contacti amb Telecon.

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.