Què és la indexació de les metadades en la gestió documental?

En els projectes de gestió documental, la indexació de les metadades és el procés clau per obtenir com a resultat un excel·lent arxiu documental electrònic.

Actualment totes les empreses mouen un gran volum d'informació la qual necessita ser accessible de la forma més àgil possible. No serveix de res disposar d'aquesta informació si no és possible arribar-hi o es requereix molt de temps per trobar les dades que es busquen.

És en aquest punt, on la indexació de les metadades juga un important paper. La indexació és un procés realitzat per programari que s'executa mitjançant patrons de reconeixement OCR (Reconeixement òptic de caràcters), una extracció d'informació dels documents que queda emmagatzemada de forma estructurada i accessible.

Podem situar el procés d'indexació de les metadades dins del de digitalització de documents com un dels seus passos.

  • Captura del document físic mitjançant un escàner.
  • Indexat de la informació o metadades extrets del document.
  • Arxivat del document i la informació associada que s'ha extret per a posteriors recerques.

Les metadades extretes dependran de les necessitats o processos posteriors que es vulguin dur a terme. Sent habitual extreure alguns com el nombre factura, data, imports, noms, adreces, etc.

Són aquestes dades les que permetran posteriorment classificar i cercar els documents d'una forma més ràpida i precisa.

A més, la indexació de les metadades en la digitalització de documents ens ofereix 2 interessants possibilitats:

  • La recerca d'informació segons les metadades. Per exemple el poder cercar dins de l'arxiu electrònic de documents digitalitzats factures d'una determinada empresa o d'una data concreta.
  • La integració de les metadades en els sistemes ERP i de comptabilitat de l'empresa. Un procés automatitzat que evitarà haver de tornar a introduir les dades manualment, en la resta de sistemes de la seva empresa.

Per a més informació sobre com integrar la indexació de les metadades en la digitalització de documents i la gestió documental, contacti amb Grup Telecon.

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.