Workflow, quins fluxos de treball necessita la gestió documental?

Els workflow en la gestió documental permeten l'automatització i control dels processos més o menys definits que es realitzen amb els documents en una empresa.

Els documents que entren dins d'un sistema de workflow documental són variats, sent habituals documents com: factures, albarans, nòmines, etc ... Però al final els documents que defineixen els diferents tipus de workflow depenen dels models corporatius de cada empresa.

Que és un flux de treball o Workflow?

Un flux de treball (workflow) és un conjunt passos estructurats, que marquen el procés a seguir per aconseguir un objectiu.

workflow gestió documental

Un workflow no només implica anotar tota la informació i descriure el cicle de vida d'un procés, sinó que també implica la normalització i l'estructuració d'aquesta informació en base a estàndards que permetin la seva integració en aplicacions informàtiques, com podria ser un gestor documental.

A més, en els fluxos de treball, es poden assignar responsabilitats, temps i certs atributs en qualsevol fase de la gestió documental.

Beneficis dels workflow

Tot això confereix als sistemes de workflow unes característiques i beneficis que els fan indicats per a nombrosos processos:

  • Processos en què es requereixi major control de la informació. Podem saber on es troba la documentació des que entra fins que s'arxiva o es destrueix.
  • Control i seguiment de les transferències documentals entre àrees o departaments.
  • Reducció del temps de gestió. Un workflow adequadament plantejat pot reduir els temps de gestió de nombrosos processos.
  • Automatització de tasques. Certs passos dins del flux de treball es poden automatitzar evitant la intervenció del personal o minimitzat i simplificant la mateixa.

Quins workflows necessita la gestió documental?

No hi ha una llista definida de processos que demanen un workflow o flux de treball amb la documentació, tot depèn dels processos que hi hagi a l'empresa prèviament i com aquesta desitgi automatitzar el flux de vida dels documents.

Són habituals els workflows d'aprovació de factures de proveïdors (accounts payable workflow), albarans, nòmines, despeses. Però també existeixen workflows associats a qualitat, servei tècnic, etc.

Quins sistemes de workflow existeixen?

Dins dels sistemes de workflow hi ha diferents eines i opcions per a la seva implantació.

Si en la seva empresa ja disposen d'un sistema ERP o eines de programari com SAP o Sharepoint, hi ha opcions per integrar els workflow perquè treballin amb aquests sistemes i amb la informació de les seves bases de dades.

D'altra banda, també hi ha motors de workflow online que treballen directament des d'una web, ja sigui en cloud o en un sistema de workflow web instal·lat en els servidors de l'empresa client.
En aquests casos el sistema de workflow funciona de forma separada a l'ERP de l'empresa, per concepte per no interferir en el funcionament de l'ERP, i es comunica amb aquest per recuperar i guardar dades a la base de dades mitjançant fitxers XML.

 

En conclusió, podem observar que els processos simples o més complexes en una empresa poden beneficiar-se de la incorporació un workflow de gestió documental. Com apuntàvem inicialment, tot dependrà de les prioritats i necessitats de cada empresa.

Si desitja més informació sobre els workflows i com poden ajudar la seva empresa, ompli el següent formulari perquè un consultor de Telecon contacti amb vostè.

Imatge accès formulari workflow

 

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.