Consultoria en Gestió Documental. Gestió de processos de negoci

Per a la correcta implantació d'un sistema de gestió documental que s'adapti als requisits de la seva empresa, primer de tot s'han de seguir una sèrie de passos perquè la gestió de processos de negoci tingui èxit.

El primer pas del projecte sempre ha de ser la consultoria en gestió documental i l'anàlisi dels requeriments de l'empresa per avaluar les necessitats del projecte, d'aquesta manera s'aconsegueix conèixer en detall els processos de gestió de la documentació que actualment s'estan realitzant a l'empresa.

Mitjançant la consultoria en gestió documental i l'anàlisi associada, es marca l'objectiu de definir el cost de la gestió de processos del negoci actual, això ens proporciona les necessitats del sistema de gestió documental futur.

Amb la consultoria en gestió documental realitzada i les necessitats del sistema gestió documental definides, es realitza el disseny d'una solució que s'adapta als documents, registres, informació, tecnologia i dades financeres de la seva empresa. Amb tot això s'aconsegueix definir un sistema de gestió documental que elimina els processos manuals amb els documents en la seva empresa i en la que la solució final respon a les necessitats i objectius de la seva empresa.

Anem a posar un exemple pràctic amb un projecte tipus de gestió de processos de negocis, en concret el procés de factures de proveïdors:

En què consisteix la implantació del procés d'aprovació de factures de proveïdors?

El projecte es compon de quatre etapes a implementar per integrar les factures de proveïdors en el sistema:

1. Consultoria

Es necessita obtenir una major comprensió de la seva gestió del procés actual d'aprovació de factures i els seus requisits. Aquesta fase requereix un acord per compartir les dades financeres i definir els usuaris clau i personal de suport, normalment és liderat per part de l'empresa interessada per un alt executiu.

L'objectiu d'aquesta fase és definir mitjançant la consultoria de processos el cost actual. L'avaluació se sol completar en 2-3 setmanes, la qualitat i el nivell de la informació proporcionada en l'etapa d'avaluació és crucial per definir correctament les necessitats del sistema futur.

2. Anàlisi

El disseny d'una solució adaptada a les seves dades financeres, eliminant el procés manual i en què els programes i l'anàlisi respongui a les necessitats del seu negoci i els objectius del projecte.

Ens centrem en la millora del mètode d'aprovació de factures existent, agilitzant la gestió del procés de negoci actual amb un flux de treball per a tasques com el registre de les factures de proveïdors i la captura de les mateixes. També poden haver necessitats de serveis addicionals, com el reconeixement intel·ligent (OCR) de la factura de proveïdors o la integració de la informació en aplicacions o sistemes externs (ERP, intranet, etc ...)

El resultat d'aquesta fase és la consecució dels objectius a realitzar amb la solució més adequada per arribar-hi.

3. Desenvolupament

Es configuren i despleguen tots els processos relacionats amb els acords, i tecnologies per satisfer els requisits contractats.

Això es deu a dues etapes clau:

  • La transició que se centra en el canvi de l'execució dels mètodes manuals existents cap al flux de treball automatitzat.
  • La transformació de canviar la gestió del procés de negoci o la tecnologia utilitzada per oferir la nova solució als seus usuaris.

El procés d'aprovació de factures de proveïdors començarà a oferir millores en el servei i estalvi de costos des del primer dia.

4. Manteniment

Per garantir que el procés d'aprovació de factures de proveïdors rep l'administració contínua de la manera més adequada per la seva empresa i assegurar que els nivells de rendiment del servei es mantenen durant la vida del contracte.

Aquesta fase consisteix en tres activitats clau:

  • Procés de revisió: es garanteix que la gestió del flux de treball està optimitzat.
  • Gestió d'incidències: tractem totes les incidències que puguin aparèixer d'una manera professional i orientada a les seves necessitats.
  • L'administració de comptes: ens assegurem que els nous requisits i canvis en les necessitats actuals estiguen ben definits, analitzats i implementats.

Seguirem treballant amb vostè en el futur per assegurar-nos que l'automatització de la gestió de processos de negoci estigui sempre optimitzada, amb un funcionament òptim i gestionat de la millor manera.

També com a base del nostre treball ens assegurem que les tecnologies que utilitzem són l'elecció correcta per a cada cas concret.

En TBS - Telecon Business Solutions som nosaltres els que ens adaptem als seus processos perquè el canvi a realitzar tingui un menor impacte en el seu dia a dia.

Contacti amb TBS per informar-se de la consultoria en gestió documental i l'ajudarem a automatitzar la seva gestió de processos de negoci per a un més efectiu accedir a la documentació.

Acces al Formulari informació Consultoria Gestio Documental

Accés al formulari de més informació de gestió documental de Telecon

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.