Digitalització de documents per a l'Administració Pública a Barcelona

El sector de l'Administració Pública, abasta tant l'Administració General (Ministeris, Departaments) com l'Administració Autonòmica (Ajuntaments). Malgrat la seva diversitat d'àrees englobades en ella, totes coincideixen en la recerca de processos de digitalització de documents que permetin un estalvi i una millora dels processos administratius.

Això inclou tant la fase de digitalització com la d'arxivat, gestió dels documents, així com la d'accés a la informació digitalitzada.

La incorporació d'un servei de digitalització cobriria les necessitats administratives i repercutirien directament en un menor despesa pública i un millor servei als ciutadans.

Imatge de digitalització de documents per a l'administració pública

Necessitats i beneficis de la digitalització de documents en l'Administració Pública

  • Millora de processos: la digitalització de documents a formats com PDF o jpeg permet accedir a la informació més ràpida i fàcilment. El OCR incorporat en el procés permet extreure metadades com a número d'expedients, NIF etc. Això permet agilitzar les gestions evitant possibles retards administratius i les conseqüències que se'n deriven.
  • Arxivat: la informació i documents digitalitzats poden ser arxivats millorant l'accés als mateixos. De forma paral·lela es redueix l'acumulació de papers en els despatxos i oficines millorant l'entorn de les mateixes.
  • Seguretat: gràcies al procés de digitalització, convertim els documents en arxius que permeten un major control sobre els mateixos aconseguint-se una major seguretat d'accés als documents. Així mateix s'evita la pèrdua o deteriorament gràcies al propi format digital ia les còpies de seguretat que es poden implementar.
  • Millor accés a la documentació: els arxius generats en el procés de digitalització poden centralitzar i ser accessibles des de diverses ubicacions tant internes com externes, en tenir disponible una solució de consulta dels documents digitalitzats.
  • Estalvi de costos: la digitalització evita haver d'assignar personal dedicat a la recerca de documentació en arxius i redueix la despesa de paper en qualsevol departament.

Solucions de digitalització documental per a l'Administració Pública

  • Digitalització de la documentació dels diversos departaments millorant així els processos de treball i reduint l'espai ocupat per la mateixa.
  • Digitalització, indexació i arxiu de documentació legislativa.
  • Possibilitat d'accedir a la documentació des de diverses ubicacions i compartir-la amb altres departaments o empreses que col·laborin amb l'administració.
  • Arxivat automàtic de la documentació dins del flux de treball dels departaments, i amb la possibilitat d'integrar el procés de digitalització en els sistemes informàtics de les administracions.

Per a més informació sobre la digitalització de documents en l'Administració Pública de Barcelona, contacti amb Telecon Business Solutions.

Accés al formulari informació Digitalització en Administració Pública

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.