Que és la factura electrònica i la facturació electrònica

La factura electrònica, també anomenada e-factura, és un document utilitzat per a la facturació electrònica que compleix amb els reglaments i requisits legals i exigibles a les factures tradicionals en paper.

Amb la facturació electrònica es garanteix, entre altres coses, l'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut de la factura.

Què és la factura electrònica ? La factura electrònica és la versió electrònica de les factures tradicionals i legalment són equivalents a les anteriors en format paper. Les factures electròniques per mitjà dels processos de facturació electrònica s'emmagatzemen, gestionen i intercanvien per mitjans electrònics com poden ser email, web, ftp, etc ... Tot això mitjançant el procés de facturació electrònica.

L'evolució de la factura tradicional cap a la factura electrònica

Una factura és un justificant fiscal de la realització d'un servei o lliurament d'un producte, que obliga el venedor (emissor) i comprador (receptor). Fins ara, la factura era un document en paper, el document original s'arxivava pel comprador, el venedor conservava una còpia de la factura enviada al comprador.

La factura electrònica és l'evolució de la factura tradicional en paper i la base tecnològica per al concepte de facturació electrònica, a la facturació electrònica s'utilitzen suports digitals per a l'emmagatzematge de la factura.

A Espanya la legislació proporciona la mateixa validesa a una factura electrònica que a la factura tradicional en paper, amb la signatura digital inclosa en el document o fitxer que és la factura electrònica hi ha una garantia d'integritat i la traçabilitat, de manera que la factura electrònica és un document considerat com a vinculant i no necessita d'altres proves de la seva existència.

Aspectes generals sobre el procés de la facturació electrònica

La factura electrònica es diferencia de la factura tradicional per la forma com es processa i s'envia mitjançant un sistema informàtic, i que conjuntament permet garantir l'autenticitat i la integritat del document de factura electrònica.

El procés de facturació electrònica es divideix en 2 parts :

  • La creació de la factura normal com s'ha fet sempre i l'emmagatzematge d'aquesta factura en un document o registre electrònic.
  • Posteriorment es realitza mitjançant un certificat digital propietat de l'emissor la signatura de la factura que realitza un xifrat del contingut de la factura i afegeix un segell digital a la factura .

El resultat és una factura electrònica que garanteix: que el venedor (emissor, la persona física o jurídica) que va realitzar la signatura de la factura és qui diu ser (autenticitat) i que el contingut de la factura no ha estat modificat (integritat).

El venedor té diferents maneres d'enviar la factura al comprador (receptor) per mitjans electrònics: email, FTP, Internet, USB, etc ...

Beneficis que aporta la factura electrònica

Els beneficis varien depenent del volum de facturació de l'empresa, l'estalvi en l'emissió i gestió de les factures (emissió, enviament, recepció, emmagatzematge, recerca, signatura, devolució, pagament, enviament, etc. ) Pot variar entre el 40% i el 80%. Entre els motius que fan possible aquest estalvi es troben:

  • Estalvi important en la despesa de paper.
  • Guany de l'espai necessari per al magatzem de documents de factures històrics.
  • Els processos administratius associats a les factures es converteixen en processos més ràpids i eficients.
  • Auditoria fàcil i a l'instant del procés de cada factura.
  • Seguretat màxima en la custòdia de les factures.
  • La probabilitat de falsificació de les factures es redueix al mínim.
  • Informació i documents de factures localitzables amb facilitat. 

A partir que les empreses comencin amb el procés de facturació electrònica veuran els beneficis i l'eficiència de la gestió documental en tota la seva amplitud, un sistema de gestió documental actualment ja és una necessitat en qualsevol empresa amb l'aplicació del procés de captura, digitalització i emmagatzematge de gran part dels documents de l'empresa: contractes, formularis, cartes, fax, comandes, assegurances, projectes, etc ...

Per a més informació sobre la factura electrònica i el procés de facturació electrònica, contacti amb Telecon mitjançant el nostre formulari informació de factura electrònica.

Imatge de accés al Formulari de informació Factura Electronica

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.