Factura de Proveïdors

La solució per digitalitzar factures de proveïdors simplifica els processos d'entrada de factures de compra i eliminen el temps necessari i els possibles errors de processar les factures de paper manualment.

Introducció al procés de factures de proveïdors

El procés d'entrada de factures de proveïdors inclou totes les tasques de manipulació de les factures d'entrada a l'empresa, des de l'arribada de la factura a l'assentament final de la mateixa. Les factures tenen moltes variacions i tipus. En general, les factures s'agrupen en dos tipus: Les factures associades a una comanda i les factures que no tenen una comanda associada.

La majoria de les empreses tenen instruccions clares sobre el procés de les factures entrants de proveïdors. Diferents tipus d'instruccions es troben normalment en les empreses en referència al maneig de les factures de proveïdors amb comanda de compra o sense comanda de compra.

El principal departament que processa les factures es coneix com a departament de comptes a pagar. El procés que implica una factura del proveïdor també es coneix com compres a pagar.

 

Imatge que simbolitza un munt de factures de proveïdors a processar

Descripció del procés de factura de proveïdors manual

Normalment el procés que implica el pagament d'una factura de proveïdor s'inicia amb l'arribada de la factura a la porta de l'empresa, independentment dels mètodes d'arribada de la factura com poden ser a través de correu electrònic, correu postal, fax, etc ...

Un cop arriba la factura, el personal de les comptes a pagar asseguren que el document és en realitat una factura. A continuació, el personal classifica i ordena la factura en diverses categories.

Un cop definida la seva categoria, la factura és tramesa a la persona responsable d'aquesta factura en particular. Aquesta és normalment la persona que ha realitzat la comanda.

Si hi ha hagut una ordre de compra relacionada amb aquesta comanda, la factura ha de llavors ser comparada amb l'ordre de compra per assegurar que l'import de la factura està correctament indicat a la factura.

Si la quantitat és correcta i els productes han arribat correctament, la persona responsable haurà d'aprovar la factura.

Si l'import de la factura supera una certa quantitat que es veu limitada per l'empresa, el responsable superior de la persona que realitza el tractament de la factura pot haver de realitzar l'aprovació de la factura. Això, per descomptat, difereix d'una empresa a una altra.

Una vegada que la factura ha estat aprovada i no hi ha hagut variacions, la factura es comptabilitza en el sistema comptable.

En ocasions el procés d'entrada de factures de proveïdors de forma manual pot superar els 15 passos abans de la comptabilització de la factura.

Imatge que representa el pas de la factura de proveïdors a format electrònic

Procés de factura de proveïdors automàtic. Digitalitzar Factures.

La tecnologia ens permet automatitzar el procés de factures de proveïdors des de l'arribada de la factura fins al final del procés.

Amb l'automatització del procés de factura de proveïdors, el personal de comptes a pagar només ha de digitalitzar factures o "escanejar" les factures del proveïdor mitjançant un programari d'automatització inclòs en el sistema de gestió documental.

Aquest programari d'automatització converteix la imatge digitalitzada de la factura del proveïdor en un document de text de cerca. Els diferents camps de la factura també es poden configurar en el sistema de manera que el programari recorda els camps que s'han de capturar i registrar en els sistemes ERP, per exemple, el preu, la quantitat, el nom del proveïdor, el codi de proveïdor , i així successivament.

Un cop les dades són capturades al digitalitzar la factura del proveïdor, les dades s'envien a un procés software que realitza la comprovació automàtica contra l'ordre de compra.

La persona responsable a continuació, rep un avís per correu electrònic per avisar-li que té una factura pendent d'aprovar. Si hi ha altres persones involucrades en el flux de treball d'aprovació de la factura de proveïdor, automàticament a aquestes persones també els envien alertes de correu electrònic avisant-los.

La majoria dels processos d'automatització dels sistemes de gestió documental de l'actualitat, s'integren perfectament contra els sistemes ERP de les empreses tals com els oferts per SAP, Microsoft, Oracle, etc ...

Eliminar el processament manual de les factures de proveïdors

La reducció dels costos operatius d'un negoci és un punt important en la llista d'objectius de les empreses, i el procés manual de factures de proveïdors (factures de compra) es troba entre les tasques importants i costoses que realitzen les empreses.

La introducció de les dades de les factures de proveïdors en el sistema comptable, la validació de les dades, l'autorització de la factura i després l'arxivat d'una còpia de la factura són processos extremadament lents quan es fan manualment.

Els retards en l'execució del procés d'entrada de les factures de proveïdors poden ser molt costosos per a una empresa, de vegades el resultat de no processar les factures a temps és una exposició limitada dels comptes d'aquest mes o trimestre, també es poden perdre les reduccions dels descomptes de proveïdors i en altres casos les sancions per pagament fora de límit.

Per què he de tenir en compte l'automatització del procés per digitalitzar factures de proveïdors?

Els principals beneficis d'una empresa en aplicar la digitalització i el procés associat d'aprovació al digitalitzar factures de proveïdors, es resumeixen en els següents punts:

  • Eliminar els errors d'entrada de dades
  • Reduir els costos d'entrada de dades en més del 50%
  • Maximitzar els descomptes comercials
  • Reduir al mínim les sancions per retard del pagament
  • Eliminar les factures perdudes
  • Millora en el flux de diners en caixa (cash-flow)
  • Es reorganitza el treball a realitzar pel personal de control de factures de proveïdors, per dur a terme funcions més productives per a l'empresa.

Els principals beneficis per a l'equip de Gestió Financera de l'empresa que implementa la digitalització i aprovació de les factures de proveïdors són els següents:

  • S'aconsegueix un major control de la gestió, traçabilitat i report.
  • Es redueixen els recursos necessaris en el negoci.
  • S'incrementen les probabilitats de realitzar altres tasques importants per a l'empresa.
  • Es millora significativament la qualitat i fiabilitat del procés
  • Fàcilment s'aconsegueix la captura (escanejat) i el lliurament del document i les metadades (informació) en un punt de gestió unificat.

Per més informació del procés d'implantació d'un sistema de gestió documental per digitalitzar factures de proveïdors pot accedir a la nostra pàgina especial de Consultoria en Gestió Documental.

En TBS - Telecon Business Solutions ens adaptem als seus processos perquè el canvi a realitzar tingui un menor impacte en el seu dia a dia. Contacti amb nosaltres i l'informarem amb més detall de la gestió documental i del procés de digitalització de Factures de Proveïdors.

Imatge d'acces al formulari de informació Factura Proveïdors

Imatge d'acces a la gestió documental de Telecon

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.