Factura de proveïdors: Automatització del procés

Telecon Business Solutions li ofereix una solució per automatitzar i digitalitzar les factures dels proveïdors de la seva empresa.

Els processos manuals que s'utilitzen habitualment són lents, susceptibles de més errors i en ocasions no tenen el control desitjat. Les conseqüència d'això podrien ser que no es processin les factures de proveïdors a temps quedant comptes exposades, reduint o perdent descomptes i rebent algun tipus de sanció.

Imatge de solució de factura de proveïdors

La solució d'automatització del procés de factures de proveïdors li permet crear un workflow electrònic on introduir les seves factures de proveïdors, verificar-les i aprovar-les sense intervenció manual.

Gràcies a aquest procés automatitzat seva empresa podrà reduir costos i temps destinat a aquesta finalitat, a més de millorar la col·laboració i satisfacció dels seus proveïdors. El benèfics d'implementar aquesta solució són nombrosos, els principals quedarien resumits a continuació:

  • Fins a un 65% en reducció del temps destinat a gestionar les factures de proveïdors.
  • Reducció de fallades en la introducció de les dades.
  • Estalvi de fins a un 60% en estalvi de costos operatius en material i gestió manual.
  • Potenciar els descomptes comercials.
  • Minimitzar qualsevol tipus de sanció per retards en els pagaments.
  • Major control general en la gestió, gràcies a la traçabilitat i l'obtenció de reports.
  • Eliminació de la pèrdua de factures.
  • Reorganització del personal per dur a terme altres funcions prioritàries a l'empresa.

La completa solució de factura de proveïdors que ofereix Grup Telecon automatitza tot el procés de principi a fi millorant notablement la gestió del departament de Comptes a Pagar.

El procés pot ser dividit en diverses etapes que detallem a continuació:

  1. Recepció i escaneig: els documents en paper són digitalitzats mitjançant un procés automatitzat. En casos especials, gràcies una interfície gràfica es poden visualitzar les factures i etiquetar-segons convingui.
  2. Extracció: gràcies a tecnologies com OCR, ICR, lector de codis de barres i un un excel·lent mòdul de captura amb la seva base de dades, la solució de factures de proveïdors permet extreure les dades que es considerin importants de les factures de proveïdors i generar amb ells el corresponent document en l'aplicació de gestió.
  3. Verificació i gestió: mitjançant les eines proporcionades per la solució i uns criteris preciamente definits (número de factura, nom de proveïdor, etc.) podrà organitzar el flux de treball que les factures han de seguir per ser aprovades o no. L'aprovació, rebuig o posada en espera podrà fer a través d'una intuïtiva d'una interfície de validació. Hi ha la possibilitat d'adjuntar en qualsevol moment documents per validar la factura o no. Es pot arribar a eliminar totalment qualsevol intervenció manual, en els casos que les factures compleixin una sèrie de requisits prèviament acordats amb el proveïdor i configurats en l'aplicació.
  4. Arxivat: tant les dades de la factura com una còpia de l'original són integrats en el sistema de gestió de l'empresa de manera que qualsevol persona amb la pertinent autorització podrà accedir còmodament a ella. La solució automàtica del procés de factures de proveïdors permet cerques mitjançant diversos criteris, facilitant la localització de qualsevol factura.
  5. Informe i Auditoria: totes les factures són fàcilment localitzables i totes les etapes del procés poden ser monitoritzades de manera que es puguin analitzar i extreure conclusions i informes.

Si està interessat a implementar una solució d'automatització del procés de factura de proveïdors a la seva empresa, ompli el següent formulari i ens posarem en contacte amb vostè per a assessorar.

Accés al formulari d'informació de Factura de Proveïdors

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.