Gestió documental a l'oficina

La gestió documental a l'oficina és un entorn per mitjà del qual el paper és eliminat o dràsticament reduït. Aquest objectiu s'aconsegueix mitjançant un sistema de gestió documental amb què es converteixen els documents i altres papers en arxius digitals.

Entre els beneficis que es proposen amb la implantació d'un sistema de gestió documental a l'oficina per a l'eliminació del paper:

  • Reducció de costos.
  • Millora de la productivitat.
  • Guanyar en espai.
  • Convertir la documentació i la informació en més accessible.
  • Manté la informació personal més segura.
  • Millora el medi ambient.

El sistema de gestió documental a l'oficina també s'estén i millora les comunicacions externes de l'oficina.

L'eliminació del paper a l'oficina mitjançant l'automatització de processos i la gestió documental.

La necessitat dels documents en paper són eliminats mitjançant sistemes de programari, reemplaçant els documents físics per bases de dades, les cartes manuscrites per correus electrònics, i les referències a llibres per Internet.

Una altra via per eliminar el paper són els processos de gestió documental que permeten capturar, emmagatzemar i distribuir els documents i la informació de l'oficina.

Entre les tecnologies que admet un sistema de gestió documental estan:

  • Processos i connectors d'automatització de la captura de dades.
  • Formularis d'entrada de metadades associades a documents.
  • Bases de dades, per emmagatzemar la informació i documents capturats.
  • Processos de workflow, que permeten afegir un flux de tasques a realitzar amb els documents.
  • Signatura i factura electrònica, per signar els documents i factures i dotar-los de confiança, seguretat i autenticitat.
  • Servidors Web (Pàgines web o Intranet), que permeten controlar i interactuar amb el procés de captura de la informació, l'emmagatzematge i la distribució dels documents.

Digitalitzant els documents de la oficina

Un altre dels factors clau de l'oficina sense paper és la conversió dels documents, fotos, plànols, formularis i altres suports en paper dins de documents digitals.

Entre les tecnologies necessàries per aconseguir això s'inclouen escàner professional, solucions de digitalització de cartes, copiadores de llibres, escàner de gran format (pels plans), convertidors Fax a PDF, Equips d'impressió multifunció i sistemes de gestió documental.

Cadascuna d'aquestes tecnologies utilitza programari que converteix els fitxers d'imatge que s'obtenen del procés de captura del document (bitmaps) en altres tipus depenent de les necessitats.

Generalment el procés pot incloure tècniques de compressió que produeixen imatges més petites i OCR (reconeixement òptic de caràcters) per convertir un document imatge a text. Amb aquestes opcions s'aconsegueix mantenir el document en la seva forma original i s'obtenen opcions de cerca sobre el document.

Un altre important pas en la digitalització dels documents de l'oficina és la indexació, etiquetatge i catalogació dels documents, per realitzar aquest procés hi ha opcions de catalogació manual (formularis) o automàtica mitjançant OCR.

Actualment hi ha escàner petits portàtils amb la capacitat d'escanejar documents A4 a doble cara a una velocitat de 30 ppm amb destinació 1 TIFF o PDF.

Seguretat i traçabilitat dels documents a l'oficina

Mentre que el robatori d'identitat i els accessos no autoritzats a dades es van generalitzar, van sorgir noves lleis i reglaments, exigint a les empreses que emmagatzemen informació d'identificació personal que assegurin aquests documents. Amb un sistema de gestió documental a l'oficina, aquesta tasca és més fàcil d'aconseguir que amb els arxivadors tradicionals i documents en paper, i a més es pot fer un seguiment dels accessos individuals per a cada document.

Contacti amb TBS mitjançant el nostre formulari de contacte per a més informació sobre els projectes de gestió documental a l'oficina.

Imatge d'acces al formulari de Gestio Documental en la oficina

Imatge d'accés al pressupost de Gestió Documental

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.