Gestió Documental TBSearch

Telecon dins del procés de digitalització de documents i amb l'experiència adquirida en aquest sector, ha dissenyat un gestor documental per als seus clients. Un senzill però potent gestor que permet a qualsevol empresa incorporar els documents digitalitzats en PDF, classificar, indexar-los i cercar entre tots ells. 

TBSearch és un gestor documental en el núvol pel que és accessible des de qualsevol navegador amb el corresponent usuari i contrasenya prèviament proporcionat. La seva intuïtiva interfície permet que qualsevol usuari pugui utilitzar-lo amb un mínim de formació i sense necessitar coneixements informàtics específics.

Gestor Documental TBSearch

La incorporació de documents al gestor documental TBSearch és un procés flexible es pot fer de diverses forma segons les necessitats o mètode de treball de la seva empresa. 

  • De foma manual: l'usuari afegeix el document a través de l'apartat "Nou Document". 
  • De forma automàtica: des d'equips multifunció, escàners o mitjançant FTP. 

El format dels arxius serà PDF amb metadades, i un cop incorporats els documents podran quedar arxivats automàticament segons el tipus de document i les seves metadades o bé en estat pendent per a la posterior revisió, per a realitzar anotacions, etc. 

Metadades: Les Metadades que tenen en comú els arxius digitalitzats per incloure al gestor documental TBSearch són: 

  • UID: És un identificador únic que pot generar-se de manera automàtica o el pot vincular a un nombre de gestió únic de la seva empresa. 
  • Tipus de document: Factura, Albarà, Comanda, Contracte i altres. (Ampliable segons necessitats). 
  • Nombre de document: útil per introduir valors com el nombre de factura, contracte, etc.
  • Data: La data del document en qüestió, com ara la data de Factura. 
  • Import: En cas que sigui procedent incloure un import pel tipus de document. 
  • Empresa: Nom de l'empresa externa a què fa referència el document. 
  • Observacions: Qualsevol anotació que es consideri rellevant per al document. 

Tipus de document: Els documents són arxivats d'acord amb la classificació prèvia. Per cada tipus de document disposarem d'una pestanya a l'aplicació. Els tipus de pestanya disponibles actualment són: 

  • factures 
  • albarans 
  • comandes 
  • Documents: En aquesta pestanya estan inclosos tots els documents que té actualment la seva empresa en el gestor documental. Dins d'aquí també es podrà buscar pels tipus de document que no tenen una pestanya específica com per exemple els "contractes". 
  • Pendents: aquest apartat està destinat a aquells documents que estan pendents de classificar en aquest moment, per haver-se de revisar per afegir el tipus de document o bé les metadades associades. 

En el mètode d'arxivat dels documents de forma automàtica, hi ha l'opció de crear una plantilla específica perquè tant el tipus de document com les metadades del document s'indexin automàticament i així l'usuari no hagi de afegir aquesta informació manualment. 

Finalitzat el procés d'inserció de documents, el gestor documental TBSearch permet fer cerques dels mateixos tant per tipus de document, com per empresa, data (intervals inclosos) i els altres metadades indexats del document. 

També inclou la possibilitat de recerca per tot el contingut dels documents digitalitzats, quan aquesta opció està activada. 

D'una forma ràpida podrà accedir i consultar qualsevol dels documents afegits amb el conseqüent estalvi de temps que això implica. 

Si està interessat en el nostre gestor documental TBSearch contacti amb Telecon Business Solutions.

Formulari pressupost TBSearch

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.