Importància de la gestió documental

Importància de la gestió documental. Avantatges i Beneficis.

És important tenir un sistema de gestió documental, encara que a primera vista pot semblar que no hagi de ser un dels punts de major importància per la seva empresa.

No obstant això, els avantatges que aporta ens mostren que és un benefici important obtenir un sistema de gestió documental en què tots els documents de l'empresa estiguin controlats i centralitzats.

És molt possible que l'empresa realitzi operacions en diferents països amb moltes tasques diferents. En aquests casos, és absolutament necessari que la seva empresa tingui algun tipus d'organització dels seus documents.

Avui en dia, gairebé totes les empreses han de treballar amb una gran quantitat de documentació. Per tal de gestionar la gran quantitat de documents i la informació, és un avantatge molt important comptar amb un sistema de gestió documental eficient que permeti un fàcil emmagatzematge i cerca ràpida, juntament amb instal·lacions de recuperació eficients.

Amb un sistema de gestió documental, pot personalitzar també els documents de sortida de l'empresa com: les factures electròniques, formularis i altres documents. Tot integrat en el mateix sistema de gestió documental amb el qual podrà configurar les tasques dels documents tant d'entrada com de sortida de la seva empresa.

Un altre avantatge important de la gestió documental està en la personalització i seguretat de les dades crítiques en documents o en qualsevol altra forma d'informació. Per això, la gestió documental és de summa importància per als executius i gerents sobrecarregats de tasques i sempre a la recerca de la manera més eficient, més intel ligent i més rendible de gestionar els seus tràmits i fer l'administració més flexible.

Imatge de seguretat en la gestió documental

El sistema de gestió documental li proporciona un portal web (intranet) amb accés des del navegador per poder accedir a tots els documents, registres de l'empresa i qualsevol altre tipus d'informació. El sistema s'apropa a l'entorn de l'oficina sense paper pel que és més fàcil i econòmic obtenir els seus documents i arxius del negoci i altra informació arxivada.

Dins de les empreses que necessiten realitzar tasques d'aprovació amb la documentació (factures, contractes, ...), el sistema de gestió documental permet definir els fluxos d'aprovació que ha de tenir cada tipus de document, i d'aquesta forma el propi sistema de gestió documental realitza gran part del treball d'assignació, recordatoris i registre de tota aquesta documentació.

La gestió documental s'ha tornat gairebé indispensable en els bufets d'advocats causa de l'enorme quantitat de paper generat. Amb el sistema de gestió de documents legals al seu lloc, els advocats són capaços i obtenen un avantatge competitiu en gestionar millor els seus casos. L'automatització de documents per a bufets d'advocats beneficia l'administració eficient de tota la documentació en paper.

El sistema no només captura i emmagatzema els documents legals escanejats, sinó també els integra d'una manera única. D'aquesta manera, es converteix en molt fàcil la tasca d'obtenir els documents amb només uns clics.

No obstant això, la importància i els beneficis de la gestió documental no acaben aquí, sinó que també ens permet organitzar i recuperar documents a través de consultes personalitzades i ofereix una manera eficient d'accedir a tots els documents de l'empresa amb facilitat.

A nivell de la integració de la informació, no només es poden obtenir els documents mitjançant un escàner, el sistema també permet importar arxius PDF d'Adobe, fitxers que li arribin per correu electrònic i fins i tot pot integrar els fax rebuts al sistema.

A nivell de distribució de la informació, permet la personalització de les dades i l'enviament dels documents per correu electrònic, fax, ftp, correu postal, etc ...

La importància d'un sistema de gestió documental es basa entre d'altres en els següents punts base:

  • S'evita la pèrdua de documents, ja que estan tots segurs en un servidor documental central.
  • S'evita la pèrdua de temps a causa de que diverses persones hagin de recuperar els documents des de diferents llocs i departaments. Els documents són immediatament recuperats per la persona que està buscant la informació.
  • Seguretat: Accés a la informació i els documents de manera segura i estructurada, al poder definir diferents permisos d'accés a les dades i documents dins del sistema de gestió documental.
  • Control de canvis dels documents i control de revisions i accessos que es realitzen als documents.
  • Col·laboració entre usuaris per a la creació, modificació i gestió de la mateixa documentació.
  • Captura i extracció de la informació dels documents en paper i la integració en el sistema de gestió documental com metadades.
  • Indexació de les metadades per a la seva fàcil recuperació mitjançant recerques personalitzades.
  • Integració de la documentació del sistema de gestió documental amb els altres sistemes de l'empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc ...
  • Recuperació dels documents en format electrònic i també la situació de arxivat de les còpies físiques.
  • Distribució fàcil mitjançant els connectors de sortida de la documentació, que ens permeten enviar per mail, Fax, SMS, correu postal, FTP, web, etc ... qualsevol document que tinguem integrat en el sistema.
  • Workflow: Possibilitat de definir processos sobre el cicle de vida d'un document (com una factura), per exemple automatitza el procés per als usuaris que han d'acceptar una factura abans que aquesta passi a comptabilitzada.
  • Estalvi de costos a l'empresa: s'estalvia temps dels empleats al automatitzar i facilitar en gran mesura les tasques de gestionar la documentació i els processos de l'empresa, s'estalvia temps en trobar la documentació a l'instant, s'estalvia diners al no haver de utilitzar tant paper a l'empresa, es pot conèixer més ràpidament l'estat de comptes en integrar les factures en el sistema de manera immediata, etc ...

Imatge acces pressupost de Gestió Documental

Els Documents i la seva importància per a les empreses. Algunes preguntes que hauria de realitzar qualsevol empresa.

  • Quina informació (arxius o documents) necessitem per administrar la nostra empresa?
  • Quina forma és la millor per al nostre negoci, per emmagatzemar cada tipus d'informació?
  • Com podem identificar i recuperar els documents quan sigui necessari?
  • Som coherents en els nostres sistemes, amb els nostres metadades i la classificació dels documents?
  • Quin és el temps de retenció oficial que necessita cada classe d'informació?
  • Quina és la nostra política de destrucció dels arxius d'informació?
  • Quin seria el resultat d'una fallada dels sistemes que contenen les dades, informació i documents de l'empresa, i com es fa front a aquesta situació?
  • Com d'assegurances són les nostres dades, documents i informació important?
  • Com de ampliable i duradora en el temps és la nostra solució de gestió de documents?
  • Estem segurs de complir amb les nostres obligacions legals i reglamentàries que fa al nostre arxiu de documents i la gestió dels mateixos?

Informeu-vos de les solucions en gestió documental per a empreses que des del Grup Telecon podem oferir, mitjançant el nostre formulari de contacte.

També pot omplir el nostre formulari de petició d'informació específic de Gestió Documental.

Imatge d'acces al formulari de Gestio Documental

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.