La ISO 15489 en el procés de Gestió Documental

Segons la definició de la norma ISO 15489, els documents d'arxiu han de ser autèntics, complets, no modificats, i s'han de poder utilitzar i accedir. Els documents han de tenir metadades que defineixin i categoritzin la informació del document i també ha de quedar registrat l'auditoria i processos que es realitzen amb el document.

Aquesta norma ISO 15489 ens ofereix una guia sobre la gestió documental electrònica, és a dir com administrar els documents i la relació que aquests tenen amb els sistemes electrònics. L'objectiu és normalitzar els procediments i pràctiques de la gestió documental d'arxius amb la finalitat d'assegurar la protecció dels documents, i permetre que la informació que contenen pugui recuperar-se d' una manera més eficaç.

El ISO/TR 15489-1:2001, l'informe tècnic que l'acompanya, proporciona una metodologia per a la implantació. Addicionalment, la norma UNE-ISO 15489-1:2005, incorpora aspectes com el control en l'accés als documents i afegeix més importància a les metadades associades als documents.

Introducció a la norma ISO 15489 per a gestió documental

Com la informació és una de les parts més importants en les empreses, la manera de crear, administrar i emmagatzemar la informació, registres o documents té un efecte fonamental en l'èxit de l'empresa i els projectes i operacions d'aquesta.

La informació i documents mal gestionats en tots els nivells d'una empresa, i el descontrol que suposa no tenir aquestes dades catalogats poden ser un desavantatge i marcar la diferència en un mercat competitiu.

La base de la norma ISO 15489 per a gestió documental té diferents objectius per abordar la problemàtica amb la documentació.

Un dels objectius de la gestió documental segons la norma ISO 15489 és ajudar les empreses a reconèixer la importància de la seva informació comercial (ja sigui de dades electrònics, formularis, imatges o documents) i promoure les millors pràctiques en la gestió dels documents i arxius.

Els beneficis de la gestió documental segons la norma ISO 15489

Els beneficis de l'aplicació de la Norma ISO 15489 són d'ampli abast. Els arxius i documents de l'empresa i la gestió de la informació i els processos d'arxius seran més eficaços, donant lloc a estalvis per eficiència, reducció de costos i augment dels beneficis.

Els objectius de la norma ISO 15489

La informació continguda en la Norma ISO 15489 reconeix que cada empresa tindrà una problemàtica individual i els seus propis requeriments per tractar la seva informació, dades o documents.

En proporcionar un marc de millors pràctiques a seguir, aquestes s'apliquen als casos individuals de cada empresa com una norma per a la gestió documental i ofereix una bona base a seguir per als processos de l'empresa.

La informació continguda en la Norma ISO 15489

Els documents que integren la Norma ISO 15489 per a la gestió documental es divideixen en dues seccions.
1.La part 1 més teòrica, planteja una visió de conjunt de dades i gestió de la informació i s'examinen els principis i la metodologia darrere de la seva adopció.
2.La part 2 està més involucrada amb els aspectes pràctics d'avançar cap al compliment de la gestió de documents. Proporciona una anàlisi en profunditat, sovint pas a pas a l'aplicació dels registres electrònics i la gestió de la informació.

Com a empresa especialitzada en la gestió documental, arxiu documental i digitalització de documents, TBS és una empresa capaç d'ajudar a implantar els processos de gestió documental que requereix la norma ISO 15489 amb la Gestió d'Expedients i documents.

Poseu-vos en contacte amb TBS mitjançant el nostre formulari de contacte per a més informació sobre els projectes de gestió documental a les empreses.

Formulario proyecto Gestion Documental ISO para empresas

Presupuesto de Gestión Documental

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.