El millor camí cap a la factura electrònica

A Telecon creiem que la clau de la transició de les empreses cap a la implantació de la factura electrònica està en fer una transició esglaonada del procés i poder conviure amb factures electròniques i de paper al mateix temps.

Aquestes claus són les que permetran qualsevol empresa, de la mida que sigui, obtenir el millor camí per aconseguir la introducció de la factura electrònica a la seva empresa amb els beneficis econòmics i de rendiment que aquesta suposa.

Anem a explicar més detalladament que signifiquen aquests 2 factors clau:

Com es pot conviure amb factures en paper i factures electròniques a la vegada?

Aquest és un dels grans problemes que tenen la majoria de les empreses i sistemes, i que resulten en que no són àgils els processos i s'acaben desestimant o deixant d'utilitzar.

Des de Telecon oferim al client un servei mitjançant el qual s'externalitza la impressió de totes les factures integrada amb el nostre sistema de factura electrònica, l'empresa controla mitjançant una taula els clients que han de rebre la factura en format paper i els que la rebran en format factura electrònica.

Per a la integració amb el nostre servei de externalització de factures en format electrònic i en paper, en la seva empresa no haurà de canviar en res la forma de treballar. Si actualment envia les factures a la impressora, ara les enviarà a una impressora virtual de Telecon.

Imatge del procés de Telecon per a la transició a la factura electrònica

La impressora virtual de Telecon inicia el procés de facturació on es deriva cada factura al seu destí segons si el client la desitja rebre en format electrònic o en paper.

Quan el format de tramesa de la factura és en paper, el nostre procés d'impressió postal per lots genera la impressió del paper, el ensobrat i l'enviament postal de cada factura. En aquest pas la seva empresa ja obtindrà un estalvi econòmic en no haver d'imprimir la factura, el treball manual de ensobrat i l'enviament a correus.

En el cas que el client hagi marcat que vol rebre la factura en format electrònic, es genera un fitxer en format electrònic i s'envia la factura al client per email.

Transició de forma esglaonada cap a la factura electrònica

Això vol dir que no totes les factures s'han de passar a format electrònic, hi ha diferents raons perquè no totes les factures passin a aquest format: el client no ho desitja, el client no està preparat, hi ha raons administratives com albarans o altres elements que dificulten el procés, etc ...

En aquest sentit des de Telecon oferim 3 serveis extra per solucionar la transició esglaonada cap a la factura electrònica: campanyes de pas de clients a factura electrònica, pàgina web de gestió de factures enviades i la personalització del procés.

Campanyes confirmació Facturació Electrònica:

Per a la validesa legal de l'enviament de la factura electrònica a un client, és necessari obtenir una confirmació per part del client.

Per a això, des de Telecon posem a disposició de les empreses un servei de Call Center especialitzat amb trucades telefòniques, correu electrònic i formularis de registre que permeten obtenir la confirmació dels seus clients per al pas a facturació electrònica.

Imatge procés Telecon per al pas dels seus clients a factura electrònica

 

Portal web de gestió de factures enviades

Telecon posa a la seva disposició un portal web on podrà tenir còpia de totes les factures enviades, tant les enviades per email com les enviades per correus.

Imatge del cercador del portal Factura web de Telecon: gestió de factures electròniques

Imatge del detall d'un registre al portal Factura web de Telecon, per a la gestió de les factures electròniques

Imatge d'una factura al portal Factura web de Telecon

Imatge del control d'estat de les factures al portal Factura web de Telecon

En aquest portal es poden buscar les factures per les seves dades (número de factura, client, data, etc ...), descarregar un fitxer PDF amb la còpia de la factura i també controlar l'estat de l'enviament de les factures. (Iniciada, en procés, tramesa).

 

Personalització del procés de factura electrònica:

Un altre dels elements que es poden necessitar en el procés de pas a la factura electrònica són els requeriments especials de cada empresa.

Encara que moltes factures no tenen més complicació, hi ha algunes factures que s'envien juntament amb els albarans, altres que s'envien amb publicitat personalitzada segons el client a qui va dirigida i moltes casuístiques es poden donar segons l'empresa.

Per a tots aquests casos es realitza una extensió del procés de facturació per adaptar-lo a cada cas en concret.

 

Des de Telecon ja coneixem quin és el millor camí cap a la factura electrònica, ara el convidem a que el conegui la seva empresa. Per a més informació, contacti amb Grup Telecon.

Imatge d'accés al Formulari informació Factura electrònica

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.