Que és digitalitzar un document. Procés de digitalització de documents.

Servei de Digitalització de documents

Digitalitzar un document és la representació d'un document per un conjunt dels seus punts o mostres, el resultat s'anomena imatge digital del document. El procés de digitalització de documents s'obté en capturar les "cantonades" on acaben les línies o canvi de direcció dels traços del document (lletres, números, imatges,...).

El procés de digitalització de documents és fonamental per fer una representació digital dels mapes de bits d'un document en paper, mitjançant aquest procés de digitalització s'emmagatzema en una base de dades l'arxiu i dades o informació capturada resultants de digitalitzar un document.

El procés de digitalització de documents no només afecta els documents en paper, sinó que també en el seu terme més ampli també conté altres fonts de dades a digitalitzar tan diverses com son: fotogràfic, Música, Mapes, Videos, senyals de TV, Ràdio, etc... al final el procés sempre és el mateix i es basa en convertir un origen no digital (analògic) a una representació binària (digital) de l'origen.

Actualment llibres impresos estan sent escanejats mitjançant tecnologies de reconeixement de caràcters òptics (OCR) utilitzats per les biblioteques, fundacions i empreses privades com Google.

També els documents de text que tenen algun valor històric o de recerca estan sent digitalitzats per les biblioteques, en aquests casos es substitueixen els microfilms per la digitalització com a mitjà de preservar i facilitar l'accés als documents únics.

Procés de digitalització de documents

El procés de digitalització de documents són els passos mitjançant els quals els registres físics, com a text i imatges es converteixen en formats digitals. En el cas específic de digitalitzar documents amb origen en format paper el procés ha de realitzar els següents passos:

  • Captura amb Escàner del document físic.
  • Indexat de la informació extreta del document.
  • Emmagatzematge del document i la informació associada per a una posterior recerca.

La digitalització de documents és una cosa imprescindible actualment per a qualsevol empresa, ja que perquè un negoci funcioni de forma eficaç la informació ha d'estar fàcilment disponible.

Imatge que reflexa la complexitat de no realitzar la Digitalizacio de documents

La majoria de la informació o les dades s'emmagatzemen en forma d'arxius de paper o informes, que s'acumulen en els últims anys, donant lloc a arxius de documents en paper difícilment accessibles i la conseqüent pèrdua de dades. L'obtenció dels documents o dades necessàries quan es necessiten de vegades és difícil i una gran pèrdua de temps per haver d'anar buscant entre papers i arxius.

El Procés de digitalització de documents és la solució a aquest problema, amb aquest procés s'obtenen les eines per fer més àgil i accessible l'accés a la informació de l'empresa.

Què es pot digitalitzar a nivell de documents

Gairebé tots els documents que siguin en paper. Alguns exemples es donen a continuació:

  • Qualsevol document en paper a documents en format electrònic.
  • Plànols, mapes i diagrames es digitalitzen a arxius digitals perquè puguin ser manipulats de manera eficient.
  • Digitalització de Factures de Proveïdors, per extreure la informació i agilitar el tractament de la factura per part de l'empresa.
  • Digitalització d'albarans i comandes de clients, perquè les comandes entrin ràpidament en el sistema de gestió sense haver de processar-les manualment.
  • Contractes i assegurances, tots els contractes en format paper poden ser digitalitzats i catalogats automàticament en el procés de digitalització de documents.
  • ...

Els beneficis i les aplicacions de digitalitzar un document són múltiples com s'ha pogut veure, si necessita més informació del procés de digitalització de documents poseu-vos en contacte amb Telecon.

Accés al Formulari informació Digitalizacion Documents

Imatge de accés al Servei de Digitalització de documents

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.