Que és la gestió documental

Entendre la gestió documental pot tenir un impacte molt positiu en la seva empresa. Aquí, definirem les bases sobre que és la gestió documental i l'arxiu de documents tot això pensat en les necessitats dels processos de les empreses.

Definició de Gestió Documental:

La Gestió Documental és la captura, emmagatzematge i recuperació de documents. Amb o sense una solució de gestió documental, la seva empresa ja captura, emmagatzema i recupera documents cada dia. Per a moltes organitzacions, aquest procés consumeix molt de temps i sovint s'ignoren les possibilitats de millorar el procés.

Quins documents pot processar un sistema de gestió documental?

Els documents que es poden processar amb la gestió documental són molt variats i de diferents tipus: Els documents arriben en forma de paper o electrònics.

Una factura d'un proveïdor que arriba per correu postal és un document que serà capturat i emmagatzemat. No obstant això, aquesta factura s'haurà iniciat amb una comanda per part de la nostra empresa. Aquesta comanda al proveïdor pot ser un registre electrònic en el nostre sistema informàtic. Ara hem 2 documents que estan relacionats i que necessiten tenir una referència entre ells, actualment la manera d'emmagatzemar és molt diferent.

A més de les factures, també es poden arxivar en un sistema de gestió documental qualsevol tipus de document per al que necessiti realitzar un procés en l'empresa (com l'aprovació del document), els documents d'allò més variat poden ser receptes, contractes, formularis, etc ...

Què soluciona un sistema de gestió documental?

Aquests documents poden estar en diferents formats o sistemes. També el destí dels documents poden ser departaments diferents, un contracte s'ha d'emmagatzemar en el departament legal, en canvi un formulari pot anar a un departament específic.

En altres casos la documentació conjunta amb referència al mateix registre, podria estar dispersa en diferents departaments: un contracte a l'arxiu del departament legal, l'albarà al magatzem, l'acceptació de l'ordre en el departament de projectes. D'aquesta manera tenim diferents grups de persones que poden estar en diferents ubicacions físiques i que gestionen documentació relacionada.

Què passa si alguna cosa funciona malament amb la comanda? On podem trobar tots els documents perquè puguem revisar el contracte, mirar l'albarà de lliurament per assegurar-se que tots els materials van ser lliurats, mirar a l'acceptació del departament, mirar la factura i determinar si es va pagar? Sense tots els documents implicats en el procés, pot ser molt llarg resoldre un problema. Això suposa perdre el valuós temps de diverses persones de la seva empresa buscant documents.

Què és la gestió documental i com treballa amb els documents?

Segons la definició d'un sistema de gestió documental, aquest realitza la captura i organització de tots els documents per facilitar la tasca de trobar la informació a l'empresa. Els documents en paper són escanejats amb destinació el sistema de gestió documental, per part del responsable gestor documental.

Els documents són arxivats i catalogats pel departament, proveïdor, número de comanda o qualsevol altre concepte que tingui sentit per a la seva empresa.

A diferència de les carpetes en un sistema d'arxius, els sistemes de gestió documental arxiven els documents en carpetes electròniques que poden ser indexades per múltiples dades. Això ofereix als usuaris la capacitat de cercar i recuperar documents en base a diferents criteris.

Què s'aconsegueix amb un sistema de gestió documental?

Amb un sistema de gestió documental, s'evita la pèrdua de documents, ja que estan tots segurs en un servidor documental central. També s'evita la pèrdua de temps a causa de que diverses persones hagin de recuperar els documents des de diferents llocs i departaments.

Amb un sistema de gestió documental, els documents són immediatament recuperats per la persona que està buscant la informació. Això canvia l'enfocament del problema de la recuperació de documents, perquè les persones només es preocupin de fer treball productiu per la seva empresa.

Pot accedir a la següent pàgina on li mostrem al detall la importància de la gestió documental.

Informeu-vos de les solucions en gestió documental per a empreses que des del Grup Telecon podem oferir, mitjançant el nostre formulari de contacte.

També pot ompli el nostre formulari de petició de informació específic de Gestió Documental.

Imatge accés al Formulari pressupost Gestio Documental per empreses

Imatge pressupost Gestió Documental

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.