Que és un gestor documental. Responsabilitats i requisits

El treball del gestor documental a l'empresa.

Sovint les funcions de l'empleat gestor documental no es perceben per la majoria de la gent, tot i que donen suport i fan possible que els mecanismes de les grans empreses funcionin de manera adequada.

Per exemple, ¿Com podria una gran empresa prescindir dels tràmits i documents? No podria, això és tot.

El treball de les persones que presten els serveis de gestor documental, ha passat desapercebut per a molta gent, encara que és una figura dins de l'empresa fonamental per al bon funcionament de l'oficina.

Ara bé, si abans aquest treball es realitzava 100% en suport paper i mitjançant arxius, en l'actualitat aquest treball s'ha automatitzat amb l'arribada de sistemes de gestió documental que permeten digitalitzar, indexar i facilitar la feina al gestor documental, perquè aquest sigui més efectiu.

El gestor documental del futur farà gran part del seu treball amb el sistema de gestió documental.

El sistema de gestió documental és un sistema informàtic (o conjunt de programes d'ordinador) que utilitzarà el gestor per capturar i emmagatzemar documents electrònics i / o imatges de documents en paper.

La figura de gestor documental, realitzarà les tasques següents:

  • Escanejar i capturar la documentació: Amb un escàner professional i un sistema OCR per convertir documents en paper en format electrònic.
  • Automàticament el sistema categoritzarà el document, i l'usuari gestor documental només haurà de donar una petita guia al programa quan es tracti de documents nous que no haja estat processada abans. (Això vol dir que una factura d'un proveïdor només haurà de guiar la primera vegada perquè el sistema aprengui a interpretar-la).
  • Tot això: el document i les dades que ha extret el sistema s'integren en el sistema de gestió documental, amb un sistema de base de dades organitzades amb els documents emmagatzemats.
  • S'obté un mecanisme de cerca per trobar ràpidament els documents específics, per les metadades dels documents.

A partir d'ara el gestor documental, només haurà de escanejar els documents i treballar amb el sistema de gestió documental que li facilitarà el seu treball de manera exponencial.

Cal indicar que les responsabilitats i els requisits necessaris per al lloc de gestor documental han canviat i es requereix una formació addicional per a realitzar les funcions de gestor documental:

Responsabilitats: El gestor documental realitza tasques de complexitat com la indexació detallada dels expedients, i l'elaboració de procediments per dur a terme tasques amb els documents. Prepara els procediments establerts en la presentació, recuperació i còpia de documentació d'arxius, és el responsable de la introducció de dades en línia als expedients i altres bases de dades, correcció i edició dels documents arxivats a través del OCR. Prepara documents per a la digitalització d'imatges i documents relacionats, incloent la detecció de documents, i l'etiquetatge de les metadades dels arxius que seran escanejats.

Requisits: És important l'experiència en projectes de documentació. Excel·lents habilitats d'escriptura i pràctica en el coneixement dels entorns de processament de dades, inclosos els processos d'automatització de tasques de l'empresa, l'execució i personalització de consultes i extraccions sobre les bases de dades i altres aplicacions.

Així la figura del responsable gestor documental de l'empresa, automatitza i millora en molt el treball que estava realitzant fins avui, la rapidesa i l'eficiència en el seu treball aporta un extra a l'empresa, de la qual es beneficien la resta d'empleats.

Per a més informació sobre la gestió documental, poseu-vos en contacte amb TBS mitjançant el nostre formulari de contacte.

Imatge d'acces al pressupost de Gestió Documental

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.