Servei de digitalització de documents per a empreses a Barcelona

Telecon dins de la seva gamma de serveis, ofereix als seus clients la possibilitat de digitalitzar la documentació de la seva empresa. Un procés que li oferirà tots els avantatges del format digital: Un accés més àgil, segur i eficaç a la documentació, i una reducció de l'espai destinat a l'emmagatzematge d'aquesta documentació.

Quin tipus de documents es poden digitalitzar?

Qualsevol document físic és susceptible de poder ser digitalitzat. Factures, Albarans, Contractes, Escriptures, Anàlisi, Històries, rebuts, plànols, fotografies, etc.

En què consisteix la digitalització de documents?

El procés de digitalització de documents per a empreses engloba diferents etapes:

  • Anàlisi de de la necessitats de l'empresa client així com del tipus i quantitat de documentació a digitalitzar. Volum de documents a digitalitzar, estat original dels documents, determinació dels treballs manuals d'abans i després de la digitalització, la captura de dades i el resultat de la digitalització. Tots ells són punts que s'analitzen en detall per oferir un pressupost que s'adapti 100% a les necessitats de la seva empresa.

Un cop realitzat l'anàlisi detallada i concretat el servei a realitzar, s'inicia el projecte de digitalització de documents, que normalment té els següents punts:

  • Recollida de la documentació en els llocs i freqüència acordats.
  • Preparació de la documentació. Inclou les tasques manuals de preparació de la documentació abans de la digitalització. Aquest apartat es considera crític per al correcte resultat del projecte de digitalització i inclou punts com: desanellament, desgrapament, desdoblat, eliminació de postits, adhesius. Un cop "netejats" els documents s'executa la classificació dels documents, el filtratge i la preparació dels lots de digitalització.
  • Digitalització: sempre amb escàner professional d'altes prestacions, es digitalitzen els documents. L'escàner professional ofereix la fiabilitat que requereix un procés d'aquestes característiques.
  • Captura de dades / OCR / indexació: depenent de les necessitats de l'empresa client, es realitzen diferents tipus d'extraccions d'informació: OCR de tot el document digitalitzat per fer cerques dins del seu contingut, o bé extraccions o lectura de "metadades" existents en els documents per integrar les dades en els sistemes que tingui el client en la seva empresa (ERP, CRM, Comptabilitat, etc ...)
  • Custòdia dels documents físics: Un cop finalitzat el procés de digitalització de documents i extracció de dades, hi ha 3 possibilitats: retorn de la documentació a la seva empresa, custòdia documental o destrucció confidencial.
    • En el retorn de la documentació: es lliura la documentació a l'empresa client amb el format acordat: igual que l'original, caixes AZ, etc ...
    • En el servei de custòdia de la documentació, els documents digitalitzats s'emmagatzemen en instal · lacions preparades per a aquesta finalitat.
    • Amb la destrucció documental, s'ofereix el servei de destrucció de documents quan el client no desitja conservar els documents ja digitalitzats, i es realitza la destrucció confidencial dels mateixos.
  • Gestió documental: El destí dels documents digitalitzats també és una part important a tenir en compte en el projecte, aquí hi ha la possibilitat d'integració del resultat de la digitalització de documents dins d'un sistema de gestió documental, amb això, en lloc d'obtenir els documents en un CD o clau USB, s'obté un valor afegit de cara a la recerca i gestió de la documentació del resultat de la digitalització.

Avantatges que aporta la digitalització de documents per a empreses?

  • Millor i més àgil accés a la informació. Gràcies a la facilitat d'accés ia les opcions cerca. Podem recuperar ràpidament qualsevol document per tipus, contingut, dades, etc. Millorant els temps de gestió i facilitant la difusió de la informació.
  • Reducció de l'espai físic destinat a l'emmagatzematge de la documentació. Gràcies al fomat digital podreu emmagatzemar gran quantitat d'informació en suports informàtics com DVD, discs durs, xarxa etc. i realitzar les recerques sobre ells.
  • Millora de la seguretat. Pot disposar de diverses còpies de seguretat dels documents evitant així risc de pèrdua o deteriorament. Podrà implementar un sistema d'accés restringit per usuaris als mateixos.
  • S'eviten els problemes de deteriorament i conservació dels documents físics.
  • Estalvi de costos. El conjunt d'avantatges que ofereix els processos de digitalització porta a les empreses a un estalvi de costos: reducció de l'emmagatzematge necessari, temps necessaris per realitzar gestions, estalvi en paper, enviaments etc ja que la informació es pot transmetre per altres mitjans digitals.

Si està interessant en incorporar un servei de digitalització en el seu negoci, pot consultar les nostres diferents guies per sectors:

Per a més informació del servei de digitalització de documents per a empreses a Barcelona, contacti amb Telecon.

Acces al Formulari informació Digitalitzacio Documents

Telecon és una empresa de digitalització de documents amb servei a Barcelona i la resta de Catalunya, a Tarragona, Girona, Lleida i les seves respectives localitats: Hospitalet, Badalona, Cornellà, Manresa, Santa Coloma, Sabadell, Terrassa, Mataró, Vilanova, Figueres, Tortosa, Reus, Valls, Blanes, el Prat, Sant Boi, Martorell, Viladecans, Vilafranca, Igualada, Mollet, Granollers, Castelldefels, Rubí, etc ...

Contacti aquí amb TBS - Telecon Business Solutions del Grup Telecon per a més informació.

També pot contactar a través del nostre telèfon central d'Informació:

Contacte amb TBS del Grup Telecon. Solucions de digitalització i gestió de documents. Servidors de Fax.