Consultoría en Gestión Documental. Gestión de procesos de negocio

Para la correcta implantación de un sistema de gestión documental que se adapte a los requisitos de su empresa, primero de todo se tienen que seguir una serie de pasos para que la gestión de procesos de negocio tenga éxito.

El primer paso del proyecto siempre tiene que ser la consultoría en gestión documental y el análisis de los requerimientos de la empresa para evaluar las necesidades del proyecto, de esta manera se consigue conocer en detalle los procesos de gestión de la documentación que actualmente se están realizando en la empresa.

Mediante la consultoría en gestión documental y el análisis asociado, se marca el objetivo de definir el coste de la gestión de procesos del negocio actual, esto nos proporciona las necesidades del sistema de gestión documental futuro.

Con la consultoría en gestión documental realizada y las necesidades del sistema gestión documental definidas, se realiza el diseño de una solución que se adapta a los documentos, registros, información, tecnología y datos financieros de su empresa. Con todo ello se consigue definir un sistema de gestión documental que elimina los procesos manuales con los documentos en su empresa y en la que la solución final responde a las necesidades y objetivos de su empresa.

Vamos a poner un ejemplo práctico con un proyecto tipo de gestión de procesos de negocios, en concreto el proceso de facturas de proveedores:

¿En qué consiste la implantación del proceso de aprobación de facturas de proveedores?

El proyecto se compone de cuatro etapas a implementar para integrar las facturas de proveedores en el sistema:

1. Consultoría

Se necesita obtener una mayor comprensión de su gestión del proceso actual de aprobación de facturas y sus requisitos. Esta fase requiere un acuerdo para compartir los datos financieros y definir los usuarios clave y personal de apoyo, normalmente es liderado por parte de la empresa interesada por un alto ejecutivo.

El objetivo de esta fase es definir mediante la consultoría de procesos el coste actual. La evaluación se suele completar en 2-3 semanas, la calidad y el nivel de la información proporcionada en la etapa de evaluación es crucial para definir correctamente las necesidades del sistema futuro.

2. Análisis

El diseño de una solución adaptada a sus datos financieros, eliminando el proceso manual y en la que los programas y el análisis responda a las necesidades de su negocio y los objetivos del proyecto.

Nos centramos en la mejora del método de aprobación de facturas existente, agilizando la gestión del proceso de negocio actual con un flujo de trabajo para tareas como el registro de las facturas de proveedores y la captura de las mismas. También pueden haber necesidades de servicios adicionales, como el reconocimiento inteligente (OCR) de la factura de proveedores o la integración de la información en aplicaciones o sistemas externos (ERP, Intranet, etc…)

El resultado de esta fase es la consecución de los objetivos a realizar con la solución más adecuada para llegar a ellos.

3. Desarrollo

Se configuran y despliegan todos los procesos relacionados con los acuerdos, y tecnologías para satisfacer los requisitos contratados.

Esto se debe a dos etapas clave:

  • La transición que se centra en el cambio de la ejecución de los métodos manuales existentes hacia el flujo de trabajo automatizado.
  • La transformación de cambiar la gestión del proceso de negocio o la tecnología utilizada para ofrecer la nueva solución a sus usuarios.

El proceso de aprobación de facturas de proveedores comenzará a ofrecer mejoras en el servicio y ahorro de costes desde el primer día.

4. Mantenimiento

Para garantizar que el proceso de aprobación de facturas de proveedores recibe la administración continua de la manera más adecuada para su empresa y asegurar que los niveles de rendimiento del servicio se mantienen durante la vida del contrato.

Esta fase consiste en tres actividades clave:

  • Proceso de revisión: se garantiza que la gestión del flujo de trabajo está optimizado.
  • Gestión de incidencias: tratamos todas las incidencias que puedan aparecer de una manera profesional y orientada a sus necesidades.
  • La administración de cuentas: nos aseguramos que los nuevos requisitos y cambios en las necesidades actuales estén bien definidos, analizados e implementados.

Vamos a seguir trabajando con usted en el futuro para asegurarnos de que la automatización de la gestión de procesos de negocio esté siempre optimizada, con un funcionamiento óptimo y gestionado de la mejor manera.

También como base de nuestro trabajo nos aseguramos que las tecnologías que utilizamos son la elección correcta para cada caso concreto.

En TBS – Telecon Business Solutions somos nosotros los que nos adaptamos a sus procesos para que el cambio a realizar tenga un menor impacto en su día a día.

Contacte con TBS para informarse de la consultoría en gestión documental y le ayudaremos a automatizar su gestión de procesos de negocio para un más efectivo acceso a su documentación.

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