Digitalización de documentos para la Administración Pública en Barcelona

El sector de la Administración Pública, abarca tanto la Administración General (Ministerios, Departamentos) como la Administración Autonómica (Ayuntamientos). A pesar de su diversidad de áreas englobadas en ella, todas coinciden en la búsqueda de procesos de digitalización de documentos que permitan un ahorro y una mejora de los procesos administrativos.

Esto incluye tanto la fase de digitalización como la de archivado, gestión de los documentos, así como la de acceso a la información digitalizada.

La incorporación de un servicio de digitalización cubriría las necesidades administrativas y repercutirían directamente en un menor gasto público y un mejor servicio a los ciudadanos.

Imagen de digitalización de documentos para la administración pública

Necesidades y beneficios de la digitalización de documentos en la Administración Pública

  • Mejora de procesos: la digitalización de documentos a formatos como pdf o jpeg permite acceder a la información más rápida y fácilmente. El OCR incorporado en el proceso permite extraer metadatos como número de expedientes, NIF etc. Ello permite agilizar las gestiones evitando posibles retrasos  administrativos y las consecuencias derivadas de ellos.
  • Archivado: la información y documentos digitalizados pueden ser archivados mejorándose el acceso a los mismos. De forma paralela se reduce la acumulación de papeles en los despachos y oficinas mejorándose el entorno de las mismas.
  • Seguridad: gracias al proceso de digitalización, convertimos los documentos en archivos que permiten un mayor control sobre los mismos consiguiéndose una mayor seguridad de acceso a los documentos. Así mismo se evita la pérdida o deterioro gracias al propio formato digital y a las copias de seguridad que se pueden implementar.
  • Mejor acceso a la documentación: los archivos generados en el proceso de digitalización pueden centralizarse y ser accesibles desde diversas ubicaciones tanto internas como externas, al tener disponible una solución de consulta de los documentos digitalizados.
  • Ahorro de costes: la digitalización evita tener que asignar personal dedicado a la búsqueda de documentación en archivos y reduce el gasto de papel en cualquier departamento.

Soluciones de digitalización documental para la Administración Pública

  • Digitalización de la documentación de los diversos departamentos mejorando así los procesos de trabajo y reduciendo el espacio ocupado por la misma.
  • Digitalización, indexación y archivado de documentación legislativa.
  • Posibilidad de acceder a la documentación desde diversas ubicaciones y compartirla con otros departamentos o empresas que colaboren con la administración.
  • Archivado automático de la documentación dentro del flujo de trabajo de los departamentos, y con la posibilidad de integrar el proceso de digitalización en los sistemas informáticos de las administraciones.

Para más información sobre la digitalización de documentos en la Administración Pública de Barcelona, contacte con Telecon Business Solutions.

Acceso al Formulario información Digitalizacion en Administración Pública

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