Que es la factura electrónica y la facturación electrónica

La factura electrónica, también llamada efactura, es un documento utilizado para la facturación electrónica que cumple con los reglamentos y requisitos legales y exigibles a las facturas tradicionales en papel.

Con la facturación electrónica se garantiza, entre otras cosas, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.

¿Que es la factura electrónica? La factura electrónica es la versión electrónica de las facturas tradicionales y legalmente son equivalentes a las anteriores en formato papel. Las facturas electrónicas por medio de los procesos de facturación electrónica se almacenan, gestionan e intercambian por medios electrónicos como pueden ser email, web, ftp, etc… Todo ello mediante un proceso que es la facturación electrónica.

La evolución de la factura tradicional hacia la factura electrónica

Una factura es un justificante fiscal de la realización de un servicio o entrega de un producto, que obliga al vendedor (emisor) y comprador (receptor). Hasta ahora, la factura era un documento en papel, cuyo documento original se archivaba por el comprador, el vendedor conservaba una copia de la factura enviada al comprador.

La factura electrónica es la evolución de la factura tradicional en papel, y la base tecnológica para el concepto de facturación electrónica, en la facturación electrónica se utilizan soportes digitales para el almacenamiento de la factura.

En España la legislación proporciona la misma validez a una factura electrónica que a la factura tradicional en papel, con la firma digital incluida en el documento o fichero que es la factura electrónica hay una garantía de integridad y la trazabilidad, por lo que la factura electrónica es un documento considerado como vinculante y no necesita de otras pruebas de su propia existencia.

Aspectos generales sobre el proceso que es la facturación electrónica

La factura electrónica se diferencia de la factura tradicional por la forma como se procesa y se envía mediante un sistema informático, y que conjuntamente permite garantizar la autenticidad y la integridad del documento de factura electrónica.

El proceso de facturación electrónica tiene en 2 partes:

  • La creación de la factura normal como se ha hecho siempre y el almacenamiento de esta factura en un documento o registro electrónico.
  • Posteriormente se realiza mediante un certificado digital propiedad del emisor la firma de la factura que realiza un cifrado del contenido de la factura y agrega un sello digital a la factura.

El resultado es una factura electrónica que garantiza: que el vendedor (emisor, la persona física o jurídica) que realizó la firma de la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido modificado (integridad).

El vendedor tiene diferentes modos de enviar la factura al comprador (receptor) mediante medios electrónicos: email, FTP, Internet, USB, etc…

Beneficios que aporta la factura electrónica

Los beneficios varían dependiendo del volumen de facturación de la empresa, el ahorro en la emisión y gestión de las facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede variar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:

  • Ahorro importante en el gasto de papel.
  • Ganancia del espacio necesario para el almacén de documentos de facturas históricos.
  • Los procesos administrativos asociados a las facturas se convierten en procesos más rápidos y eficientes.
  • Auditoria fácil y al instante del proceso de cada factura.
  • Seguridad máxima en la custodia de las facturas.
  • La probabilidad de falsificación de las facturas se reduce al mínimo.
  • Información y documentos de facturas localizables con facilidad.<

A partir de que las empresas comiencen con el proceso de facturación electrónica verán los beneficios y la eficiencia de la gestión documental en toda su amplitud, un sistema de gestión documental actualmente ya es una necesidad en cualquier empresa con la aplicación del proceso de captura, digitalización y almacenamiento de gran parte de los documentos de la empresa: contratos, formularios, cartas, fax, pedidos, seguros, proyectos, etc…

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