Factura de Proveedores

La solución para digitalizar facturas de proveedores simplifica los procesos de entrada de facturas de compra y eliminan el tiempo necesario y los posibles errores de procesar las facturas de papel manualmente.

Introducción al proceso de facturas de proveedores

El proceso de entrada de facturas de proveedores incluye todas las tareas de manipulación de las facturas de entrada a la empresa, desde la llegada de la factura al asentamiento final de la misma. Las facturas tienen muchas variaciones y tipos. En general, las facturas se agrupan en dos tipos: Las facturas asociadas a un pedido y las facturas que no tienen un pedido asociado.

La mayoría de las empresas tienen instrucciones claras sobre el proceso de las facturas entrantes de proveedores. Diferentes tipos de instrucciones se encuentran comúnmente en las empresas en referencia al manejo de las facturas de proveedores con pedido de compra o sin pedido de compra.

El principal departamento que procesa las facturas se conoce como departamento de cuentas a pagar. El proceso que implica una factura del proveedor también se conoce como compras a pagar.

Descripción del proceso de factura de proveedores manual

Normalmente el proceso que implica el pago de una factura de proveedor se inicia con la llegada de la factura a la puerta de la empresa, independientemente de los métodos de llegada de la factura como pueden ser a través de correo electrónico, correo postal, fax, etc…

Una vez que llega la factura, el personal de las cuentas a pagar debe asegurarse de que el documento es en realidad una factura. A continuación, el personal clasifica y ordena la factura en varias categorías.

Una vez definida su categoría, la factura es enviada a la persona responsable de esa factura en particular. Esta es normalmente la persona que ha realizado el pedido.

Si ha habido una orden de compra relacionada con ese pedido, la factura debe entonces ser comparada con la orden de compra para asegurar que el importe de la factura está correctamente indicado en la factura.

Si la cantidad es correcta y los productos han llegado correctamente, la persona responsable tendrá que aprobar la factura.

Si el importe de la factura supera una cierta cantidad que se ve limitada por la empresa, el responsable superior de la persona que realiza el tratamiento de la factura puede tener que realizar la aprobación de la factura. Esto, por supuesto, difiere de una empresa a otra.

Una vez que la factura ha sido aprobada y no ha habido variaciones, la factura se contabiliza en el sistema contable.

En ocasiones el proceso de entrada de facturas de proveedores de forma manual puede superar los 15 pasos antes de la contabilización de la factura.

Proceso de factura de proveedores automático. Digitalizar Facturas.

La tecnología nos permite automatizar el proceso de facturas de proveedores desde la llegada de la factura hasta el final del proceso.

Con la automatización del proceso de factura de proveedores, el personal de cuentas a pagar sólo tiene que digitalizar facturas o "escanear" las facturas del proveedor mediante un software de automatización incluido en el sistema de gestión documental.

Este software de automatización convierte la imagen digitalizada de la factura del proveedor en un documento de texto de búsqueda. Los distintos campos de la factura también se pueden configurar en el sistema de modo que el software recuerda los campos que se deben capturar y registrar en los sistemas ERP, por ejemplo, el precio, la cantidad, el nombre del proveedor, el código de proveedor, y así sucesivamente.

Una vez que los datos son capturados al digitalizar la factura del proveedor, los datos se envían a un proceso software que realiza la comprobación automática contra la orden de compra.

La persona responsable a continuación, recibe una alerta por correo electrónico para avisarle que tiene una factura pendiente de aprobar. Si hay otras personas involucradas en el flujo de trabajo de aprobación de la factura de proveedor, automáticamente a estas personas también se les envían alertas de correo electrónico avisándoles.

La mayoría de los procesos de automatización de los sistemas de gestión documental de la actualidad, se integran perfectamente contra los sistemas ERP de las empresas tales como los ofrecidos por SAP, Microsoft, Oracle, etc…

Eliminar el procesamiento manual de las facturas de proveedores

La reducción de los costes operativos de un negocio es un punto importante en la lista de objetivos de las empresas, y el proceso manual de facturas de proveedores (facturas de compra) se encuentra entre las tareas importantes y costosas que realizan las empresas.

La introducción de los datos de las facturas de proveedores en el sistema contable, la validación de los datos, la autorización de la factura y luego el archivado de una copia de la factura son procesos extremadamente lentos cuando se hacen manualmente.

Los retrasos en la ejecución del proceso de entrada de las facturas de proveedores pueden ser muy costosos para una empresa, a veces el resultado de no procesar las facturas a tiempo es una exposición limitada de las cuentas de ese mes o trimestre, también se pueden perder las reducciones de los descuentos de proveedores y en otros casos las sanciones por pago tardío.

¿Por qué debo tener en cuenta la automatización del proceso para digitalizar facturas de proveedores?

Los principales beneficios de una empresa al aplicar la digitalización y el proceso asociado de aprobación al digitalizar facturas de proveedores, se resumen en los siguientes puntos:

• Eliminar los errores de entrada de datos
• Reducir los costes de entrada de datos en más del 50%
• Maximizar los descuentos comerciales
• Reducir al mínimo las sanciones por retraso del pago
• Eliminar las facturas perdidas
• Mejora en el flujo de dinero en caja (cash-flow)
• Se reorganiza el trabajo a realizar por el personal de control de facturas de proveedores, para llevar a cabo funciones más productivas para la empresa.

Los principales beneficios para el equipo de Gestión Financiera de la empresa que implementa la digitalización y aprobación de las facturas de proveedores son los siguientes:

• Se consigue un mayor control de la gestión, trazabilidad y reporte.
• Se reducen los recursos necesarios en el negocio.
• Se incrementan las probabilidades de realizar otras tareas importantes para la empresa.
• Se mejora significativamente la calidad y fiabilidad del proceso
• Fácilmente se consigue la captura (escaneado) y la entrega del documento y los metadatos (información) en un punto de gestión unificado.

Para más información del proceso de implantación de un sistema de gestión documental para digitalizar facturas de proveedores puede acceder a nuestra página especial de Consultoría en Gestión Documental, aquí.

En TBS – Telecon Business Solutions nos adaptamos a sus procesos para que el cambio a realizar tenga un menor impacto en su día a día. Contacte con nosotros y le informaremos con más detalle de la gestión documental y del proceso de digitalización de Facturas de Proveedores.