Factura de proveedores: Automatización del proceso

Telecon Business Solutions le ofrece una solución para automatizar y digitalizar las facturas de los proveedores de su empresa.

Los procesos manuales que se utilizan habitualmente son lentos, susceptibles de más errores y en ocasiones carecen del control deseado. Las consecuencia de esto podrían ser que no se procesen las facturas de proveedores a tiempo quedando las cuentas expuestas, reduciéndose o perdiendo descuentos y recibiendo algún tipo de sanción.

Imagen de solución de factura de proveedores

La solución de automatización del proceso de facturas de proveedores le permite crear un workflow electrónico donde introducir sus facturas de proveedores, verificarlas y aprobarlas sin intervención manual.

Gracias a este proceso automatizado su empresa podrá reducir costes y tiempo destinado a tal fin, además de mejorar la colaboración y satisfación de sus proveedores. Lo beneficos de implementar esta solución son númerosos, los principales quedarían resumidos a continuación:

  • Hasta un 65% en reducción del tiempo destinado a gestionar las facturas de proveedores.
  • Reducción de fallos en la introducción de los datos.
  • Ahorro de hasta un 60% en ahorro de costes operativos en material y gestión manual.
  • Potenciar los descuentos comerciales.
  • Minimizar cualquier tipo de sanción por retrasos en los pagos.
  • Mayor control general en la gestión, gracias a la trazabilidad y la obtención de reports.
  • Eliminación de la perdida de facturas.
  • Reorganización del personal para llevar acabo otras funciones prioritarias en la empresa.

La completa solución de factura de proveedores que ofrece Grupo Telecon automatiza todo el proceso de principio a fin mejorando notablemente la gestión del departamento de Cuentas a Pagar.

El proceso puede ser dividido en diversas etapas que detallamos a continuación:

  1. Recepción y escaneo: los documentos en papel son digitalizados mediante un proceso automatizado. En casos especiales, gracias una interfaz gráfica se pueden visualizar las facturas y etiquetarlas según convenga.
  2. Extracción: gracias a tecnologías como OCR, ICR, lector de códigos de barras y un un excelente módulo de captura con su base de datos, la solución de facturas de proveedores permite extraer los datos que se consideren importantes de las facturas de proveedores y generar con ellos el correspondiente documento en la aplicación de gestión.
  3. Verificación y gestión: mediante las herramientas proporcionadas por la solución y unos criterios preciamente definidos (número de factura, nombre de proveedor, etc.) podrá organizar el flujo de trabajo que las facturas han de seguir para ser aprobadas o no. La aprobación, rechazo o puesta en espera podrá hacerse a través de una intuitiva de una interfaz de validación. Existe la posibilidad de adjuntar en cualquier momento documentos para validar la factura o no. Puede llegarse a eliminar totalmente cualquier intervención manual, en los casos que las facturas cumplan una serie de requisitos previamente acordados con el proveedor y configurados en la aplicación.
  4. Archivado: tanto los datos de la factura como una copia del original son integrados en el sistema de gestión de la empresa de forma que cualquier persona con la pertinente autorización podrá acceder cómodamente a ella. La solución automática del proceso de facturas de proveedores permite búsquedas mediante diversos criterios, facilitando la localización de cualquier factura.
  5. Informe y Auditoria: todas la facturas son fácilmente localizables y todas las etapas del proceso pueden ser monitorizadas de forma que se puedan analizar y extraer conclusiones e informes.

Si está interesado en implementar una solución de automatización del proceso de factura de proveedores en su empresa, rellene el siguiente formulario y nos podremos en contacto con usted para asesorarle.

Acceso al formulario de información  de Factura de Proveedores

Contacte aquí con TBS – Telecon Business Solutions del Grupo Telecon para más información.

También puede contactar a través de nuestro Teléfono central de Información:

Contacto con TBS del Grupo Telecon. Soluciones de digitalización y gestión de documentos. Servidores de Fax.