Gestión documental en la oficina

La gestión documental en la oficina es un entorno mediante el que el papel es eliminado o drásticamente reducido. Este objetivo se consigue mediante un sistema de gestión documental con el que se convierten los documentos y otros papeles en archivos digitales.

Entre los beneficios que se proponen con la implantación de un sistema de gestión documental en la oficina para la eliminación del papel están:

  • Reducción de costes.
  • Mejora de la productividad.
  • Ganar en espacio.
  • Convertir la documentación y la información en más accesible.
  • Mantiene la información personal más segura.
  • Mejora el medio ambiente.

El sistema de gestión documental en la oficina también extiende y mejora las comunicaciones externas de la oficina.

La eliminación del papel en la oficina mediante la automatización de procesos y la gestión documental.

La necesidad de los documentos en papel son eliminados mediante sistemas de software, reemplazando los documentos físicos por bases de datos, las cartas manuscritas por correos electrónicos, y las referencias a libros por Internet.

Otra vía para eliminar el papel son los procesos de gestión documental que permiten capturar, almacenar y distribuir los documentos y la información de la oficina.

Entre las tecnologías que admite un sistema de gestión documental están:

  • Procesos y conectores de automatización de la captura de datos.
  • Formularios de entrada de metadatos asociados a documentos.
  • Bases de datos, para almacenar la información y documentos capturados.
  • Procesos de workflow, que permiten añadir un flujo de tareas a realizar con los documentos.
  • Firma y factura electrónica, para firmar los documentos y facturas y dotarlos de confianza, seguridad y autenticidad.
  • Servidores Web (Páginas Web o Intranet), que permiten controlar e interactuar con el proceso de captura de la información, el almacenado y la distribución de los documentos.

Digitalizando los documentos de la oficina

Otro de los factores clave de la oficina sin papel es la conversión de los documentos, fotos, planos, formularios y otros soportes en papel dentro de documentos digitales.

Entre las tecnologías necesarias para conseguir esto se incluyen escáner profesional, soluciones de digitalización de cartas, copiadoras de libros, escáner de gran formato (para los planos), conversores Fax a PDF, Equipos de impresión multifunción y sistemas de gestión documental.

Cada una de estas tecnologías utiliza software que convierte los ficheros de imagen que se obtienen del proceso de captura del documento (bitmaps) en otros tipos dependiendo de las necesidades.

Generalmente el proceso puede incluir técnicas de compresión que producen imágenes más pequeñas y OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para convertir un documento imagen a texto. Con estas opciones se consigue mantener el documento en su forma original y se obtienen opciones de búsqueda sobre el documento.

Otro importante paso en la digitalización de los documentos de la oficina es la indexación, etiquetado y catalogación de los documentos, para realizar este proceso existen opciones de catalogación manual (formularios) o automática mediante OCR.

Actualmente existen escáner pequeños portátiles con la capacidad de escanear documentos A4 a doble cara a una velocidad de 30 ppm con destino un TIFF o PDF.

Seguridad y trazabilidad de los documentos en la oficina

Mientras que el robo de identidad y los accesos no autorizados a datos se generalizaron, surgieron nuevas leyes y reglamentos, exigiendo a las empresas que almacenan información de identificación personal que aseguren esos documentos. Con un sistema de gestión documental en la oficina, esta tarea es más fácil de conseguir que con los archivadores tradicionales y documentos en papel, y además se puede realizar un seguimiento de los accesos individuales para cada documento.

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