Gestión Documental TBSearch

Telecon dentro del proceso de digitalización de documentos y con la experiencia adquirida en este sector, ha diseñado un gestor documental para sus clientes. Un sencillo pero potente gestor que permite a cualquier empresa incorporar los documentos digitalizados en PDF, clasificarlos, indexarlos y realizar búsquedas entre todos ellos.

TBSearch es un gestor documental en la nube por lo que es accesible desde cualquier navegador con el correspondiente usuario y contraseña previamente proporcionado. Su intuitiva interface permite que cualquier usuario pueda utilizarlo con un mínimo de formación y sin necesitar conocimientos informáticos específicos.

La incorporación de documentos al gestor documental TBSearch es un proceso flexible puede hacerse de diversas forma según las necesidades o método de trabajo de su empresa.

• De foma manual: el usuario añade el documento a través del apartado "Nuevo Documento".
• De forma automática: desde equipos multifunción, escáneres o a través de FTP.

El formato de los archivos será PDF con metadatos, y una vez incorporados los documentos podrán quedar archivados automáticamente según el tipo de documento y sus metadatos o bien en estado pendiente para su posterior revisión, para realizar anotaciones, etc.

Metadatos: Los Metadatos que tienen en común los archivos digitalizados para incluir al gestor documental TBSearch son :

• UID: Es un identificador único que puede generarse de manera automática o lo puede vincular a un número de gestión único de su empresa.
• Tipo de Documento: Factura, Albarán, Pedido, Contrato y Otros. (Ampliable según necesidades).
• Número de Documento: útil para introducir valores como el número de factura, contrato, etc.
• Fecha: La fecha del documento en cuestión, como por ejemplo la Fecha de Factura.
• Importe: En caso de que proceda incluir un importe por el tipo de documento.
• Empresa: Nombre de la empresa externa a la que hace referencia el documento.
• Observaciones: Cualquier anotación que se considere relevante para el documento.

Tipos de Documento: Los documentos son archivados de acuerdo a la clasificación previa. Por cada tipo de documento dispondremos de una pestaña en la aplicación. Los tipos de pestaña disponibles actualmente son:

• Facturas
• Albaranes
• Pedidos
• Documentos: En esta pestaña están incluidos todos los documentos que tiene actualmente su empresa en el gestor documental. Dentro de aquí también se podrá buscar por los tipos de documento que no tienen una pestaña específica como por ejemplo los "Contratos". 
• Pendientes: este apartado está destinado a aquellos documentos que están pendientes de clasificar en ese momento, por tenerse que revisar para añadir el tipo de documento o bien los metadatos asociados.

En el método de archivado de los documentos de forma automática, existe la opción de crear una plantilla específica para que tanto el tipo de documento como los metadatos del documento se indexen automáticamente y así el usuario no tenga que agregar esta información manualmente.

Finalizado el proceso de inserción de documentos, el gestor documental TBSearch permite realizar búsquedas de los mismos tanto por tipo de documento, como por empresa, fecha (intervalos incluidos) y los demás metadatos indexados del documento.

También incluye la posibilidad de búsqueda por todo el contenido de los documentos digitalizados, cuando esta opción está activada.

De una forma rápida podrá acceder y consultar cualquiera de los documentos añadidos con el consecuente ahorro de tiempo que ello implica.

Si está interesado en nuestro gestor documental TBSearch contacte con Telecon Business Solutions.