La ISO 15489 en el proceso de Gestión Documental

Según la definición de la norma ISO 15489, los documentos de archivo deben ser auténticos, completos, no modificados, y se tienen que poder utilizar y acceder. Los documentos deben tener metadatos que definan y categoricen la información del documento y también tiene que quedar registrado la auditoria y procesos que se realizan con el documento.

Esta norma ISO 15489 nos ofrece una guía sobre la gestión documental electrónica, es decir cómo administrar los documentos y la relación que estos tienen con los sistemas electrónicos. El objetivo es normalizar los procedimientos y prácticas de la gestión documental de archivos con la finalidad de asegurar la protección de los documentos, y permitir que la información que contienen pueda recuperarse de un modo más eficaz.

El ISO/TR 15489-1:2001, el informe técnico que la acompaña, proporciona una metodología para la implantación. Adicionalmente, la norma UNE-ISO 15489-1:2005, incorpora aspectos como el control en el acceso a los documentos y añade más importancia a los metadatos asociados a los documentos.

Introducción a la norma ISO 15489 para gestión documental

Como la información es una de las partes más importantes en las empresas, la manera de crear, administrar y almacenar la información, registros o documentos tiene un efecto fundamental en el éxito de la empresa y los proyectos y operaciones de esta.

La información y documentos mal gestionados en todos los niveles de una empresa, y el descontrol que supone no tener estos datos catalogados pueden ser una desventaja y marcar la diferencia en un mercado competitivo.

La base de la norma ISO 15489 para gestión documental tiene diferentes objetivos para abordar la problemática con la documentación.

Uno de los objetivos de la gestión documental según la norma ISO 15489 es ayudar a las empresas a reconocer la importancia de su información comercial (ya sea de datos electrónicos, formularios, imágenes o documentos) y promover las mejores prácticas en la gestión de los documentos y archivos.

Los beneficios de la gestión documental según la norma ISO 15489

Los beneficios de la aplicación de la Norma ISO 15489 son de amplio alcance. Los archivos y documentos de la empresa y la gestión de la información y los procesos de archivos serán más eficaces, dando lugar a ahorros por eficiencia, reducción de costos y aumento de los beneficios.

Los objetivos de la norma ISO 15489

La información contenida en la Norma ISO 15489 reconoce que cada empresa tendrá una problemática individual y sus propios requerimientos para tratar su información, datos o documentos.

Al proporcionar un marco de mejores prácticas a seguir, estas se aplican a los casos individuales de cada empresa como una norma para la gestión documental y ofrece una buena base a seguir para los procesos de la empresa.

La información contenida en la Norma ISO 15489

Los documentos que integran la Norma ISO 15489 para gestión documental se dividen en dos secciones.

  1. La parte 1 más teórica, plantea una visión de conjunto de datos y gestión de la información y se examinan los principios y la metodología detrás de su adopción.
  2. La parte 2 está más involucrada con los aspectos prácticos de avanzar hacia el cumplimiento de la gestión de documentos. Proporciona un análisis en profundidad, a menudo paso a paso a la aplicación de los registros electrónicos y la gestión de la información.

Como empresa especializada en la gestión documental, archivo documental y digitalización de documentos, TBS es una empresa capaz de ayudarle a implantar los procesos de gestión documental que requiere la norma ISO 15489 con la Gestión de Expedientes y documentos.

Póngase en contacto con TBS mediante nuestro formulario de contacto para más información sobre los proyectos de gestión documental en las empresas.

Formulario proyecto Gestion Documental ISO para empresas

Presupuesto de Gestión Documental

Contacte aquí con TBS – Telecon Business Solutions del Grupo Telecon para más información.

También puede contactar a través de nuestro Teléfono central de Información:

Contacto con TBS del Grupo Telecon. Soluciones de digitalización y gestión de documentos. Servidores de Fax.