El mejor camino hacia la factura electrónica

Desde Telecon creemos que la clave de la transición de las empresas hacia la implantación de la factura electrónica está en realizar una transición escalonada del proceso y poder convivir con facturas electrónicas y de papel al mismo tiempo.

Estas claves son las que permitirán a cualquier empresa, del tamaño que sea, obtener el mejor camino para lograr la introducción de la factura electrónica en su empresa con los beneficios económicos y de rendimiento que esta supone.

Vamos a explicar más en detalle que significan estos 2 factores clave:

¿Como se puede convivir con facturas en papel y facturas electrónicas al mismo tiempo?

Este es uno de los grandes problemas que tienen la mayoría de las empresas y sistemas, y que resultan en que no son ágiles los procesos y acaban desestimándose o dejándose de utilizar.

Desde Telecon ofrecemos al cliente un servicio mediante el que se externaliza la impresión de todas las facturas integrada con nuestro sistema de factura electrónica, la empresa controla mediante una tabla los clientes que deben recibir la factura en formato papel y los que la recibirán en formato factura electrónica.

Para la integración con nuestro servicio de externalización de facturas en formato electrónico y en papel, en su empresa no tendrá que cambiar en nada la forma de trabajar. Si actualmente envía las facturas a la impresora, ahora las enviará a una impresora virtual de Telecon.

Imagen del proceso de Telecon para la transición a la factura electrónica

La impresora virtual de Telecon inicia el proceso de facturación donde se deriva cada factura a su destino según si el cliente la desea recibir en formato electrónico o en papel.

Cuando el formato de envío de la factura es en papel, nuestro proceso de impresión postal por lotes genera la impresión del papel, el ensobrado y el envío postal de cada factura. En este paso su empresa ya obtendrá un ahorro económico al no tener que imprimir la factura, el trabajo manual de ensobrado y el envío a correos.

En el caso que el cliente tenga marcado que desea recibir la factura en formato electrónico, se genera un fichero en formato electrónico y se envía la factura al cliente por email.

Transición de forma escalonada hacia la factura electrónica

Esto significa que no todas las facturas se tienen que pasar a formato electrónico, existen diferentes razones para que no todas las facturas pasen a este formato: el cliente no lo desea, el cliente no está preparado, existen razones administrativas como albaranes u otros elementos que dificultan el proceso, etc…

En este sentido desde Telecon ofrecemos 3 servicios extra para solucionar la transición escalonada hacia la factura electrónica: campañas de paso de clientes a factura electrónica, página web de gestión de facturas enviadas y la personalización del proceso.

Campañas confirmación Facturación Electrónica:

Para la validez legal del envío de la factura electrónica a un cliente, es necesario obtener una confirmación por parte del cliente.

Para ello, desde Telecon ponemos a disposición de las empresas un servicio de Call Center especializado con llamadas telefónicas, email y formularios de registro que permiten obtener la confirmación de sus clientes para el paso a facturación electrónica.

Imagen proceso Telecon para el paso de sus clientes a factura electrónica

 

Portal web de gestión de facturas enviadas

Telecon pone a su disposición un portal web donde podrá tener copia de todas las facturas enviadas, tanto las enviadas por email como las enviadas por correos.

Imagen del buscador del portal Factura Web de Telecon: gestión de facturas electronicas

Imagen del detalle de un registro en el portal Factura Web de Telecon, para la gestión de las facturas electronicas

Imagen de una factura en el portal Factura Web de Telecon

Imagen del control de estado de las facturas en el portal Factura Web de Telecon

En este portal se pueden buscar las facturas por sus datos (número de factura, cliente, fecha, etc…), descargar un fichero PDF con la copia de la factura y también controlar el estado del envío de las facturas. (Iniciada, en proceso, enviada).

 

Personalización del proceso de factura electrónica:

Otro de los elementos que se pueden necesitar en el proceso de paso a la factura electrónica son los requerimientos especiales de cada empresa.

Aunque muchas facturas no tienen más complicación, existen algunas facturas que se envían junto con los albaranes, otras que se envían con publicidad personalizada según el cliente al que va dirigida y otras muchas casuísticas se pueden dar según la empresa.

Para todos estos casos se realiza una extensión del proceso de facturación para adaptarlo a cada caso en concreto.

 

Desde Telecon ya conocemos cual es el mejor camino hacia la factura electrónica, ahora le invitamos a que lo conozca su empresa. Para más información, contacte con Grupo Telecon.

Acceso al Formulario información Factura Electronica

Contacte aquí con TBS – Telecon Business Solutions del Grupo Telecon para más información.

También puede contactar a través de nuestro Teléfono central de Información:

Contacto con TBS del Grupo Telecon. Soluciones de digitalización y gestión de documentos. Servidores de Fax.