Ampliación a 10 años en la conservación de documentación

Según la ley orgánica Ley Orgánica 7/2012 a partir de ahora, el plazo de custodia y conservación de todos los documentos fiscales y laborales va a ampliarse para las empresas a 10 años.

A raíz de los recientes casos de corrupción y la impunidad con la que muchos implicados salen de estos sucesos, ha motivado impulsar una serie de medidas legislativas con la intención de luchar contra el fraude fiscal y en la Seguridad social. Su objetivo es la transparencia administrativa y en definitiva la lucha con este gran problema social.

Dentro de todas estas medidas, destacamos la Ley Orgánica 7/2012, del 27 de Diciembre de 2012, al cual ha incluido importantes cambios en las diversas normativas que tendrán como consecuencia la revisión de los calendarios tanto de destrucción documental como de conservación o custodia de documentos. Esto tanto en el ámbito privado como público, introduciendo nuevos tipos de delitos que implican una ampliación de los plazos de prescripción de los mismos.

Los puntos que más afectaría a las personas que se encarguen del mantenimiento, gestión y custodia del archivo de documentos serían:

  • Una modificación que castiga los delitos más graves contra la Hacienda Pública o contra la Seguridad Social con una pena de prisión de 2 a 6 años. Este aumento implica que este tipo de delitos prescriban a los 10 años ya que en el Código Penal se establece que delitos de prisión o inhabilitación de entre 5 y 10 años deben cumplir este periodo.
  • Este aumento del plazo de prescripción a 10 años (hasta el momento era de 5 años), implica que aumenta el período en el que estos delitos se pueden perseguir y, en consecuencia, se incrementa el plazo en el que documentación tanto de tipo laboral como fiscal puede ser solicitada en un proceso penal. La consecuencia final de todos estos cambios es que la documentación debe ser conservada al menos 10 años.
  • Dada la relación o implicación que tanto la documentación laboral como fiscal tienen en la documentación contable, de forma indirecta, esta reforma nos lleva también a conservar esta documentación un mínimo de 10 años (de acuerdo al artículo 30 del Código de Comercio, anteriormente eran 6).

Además de estos puntos, esta reforma, también tipifica el falseamiento de información de económica, y que complementa el delito de falsedad documental y amplía el régimen de responsabilidad penal de las personas jurídicas a sindicatos y partidos políticos que sorprendentemente, no estaban incluidos hasta el momento.

A raíz de todos estos cambios, podemos concluir que aquellas personas responsables del archivo, deben tener en cuenta que se ha de ampliar el periodo de conservación y custodia de la documentación laboral, fiscal y contable un mínimo de 10 años, y no se debería proceder a la destrucción de la documentación antes de ese periodo.

En realidad el plazo real de custodia de los documentos será de once años (los diez años de prescripción más un año adicional, pues la consumación en los delitos fiscales, que es la que marca el inicio del cómputo del plazo, suele tener lugar en el ejercicio siguiente).

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