Procesos de Gestión documental

Son múltiples los procesos de gestión documental que se pueden automatizar en las empresas, normalmente todos los procesos que tengan un documento asociado son candidatos a automatizar con una solución o sistema de gestión documental.

Estos procesos documentales relacionados con la documentación de entrada y salida por lo general son importantes y críticos en la empresa.

El objetivo con la aplicación de un sistema de gestión documental, es el de reducir los costes y tareas en gran parte manuales que tienen asociados los procesos documentales de la empresa.

Tal como se ha indicado, los procesos de gestión documental son importantes y relacionados con documentación de entrada y salida de la empresa, algunos de estos procesos de gestión documental son:

Vamos a entrar un poco en el detalle de cada proceso:

Facturas de Proveedores:
Es una solución de digitalización de las facturas de proveedores que simplifica los procesos de entrada de facturas de las compras realizadas por la empresa; se reducen los costes, el tiempo de proceso y los errores al no tener que introducir los datos de las facturas manualmente en el sistema. Más información en el apartado especial de Facturas Proveedores.

Facturas de clientes:
Con un sistema de gestión documental, es posible la automatización de procesos documentales asociados a la facturación de los clientes, con esta solución se envían las facturas a los clientes automáticamente y es un proceso de gestión documental que evoluciona hacia la facturación electrónica de manera natural. Más información en el apartado especial de Facturas Clientes.

Factura Electrónica:
Tal como se ha indicado en el punto anterior, la Factura Electrónica se considera un proceso de Gestión Documental y se integra en el sistema, el resultado del proceso es la obtención de un documento que cumple con los reglamentos y requisitos legales y exigibles a las facturas tradicionales en papel. Más información en el apartado especial de Factura Electrónica.

Pedidos de Clientes:
Mediante el sistema de gestión de pedidos, la entrada de los pedidos de clientes a su empresa se automatiza con un proceso de gestión documental integrado que permite la captura, validación y tratamiento de los datos asociados al pedido. Más información en el apartado especial de Pedidos Clientes.

Archivado Documental:
El archivado de documentos consiste en un proceso de gestión documental que permite la captura, almacenamiento, indexado y búsqueda de cualquier documento, con este proceso se controla todo el ciclo de vida de los documentos en su empresa con la información, los datos, la trazabilidad y la seguridad asociada a documentos como contratos, nóminas, formularios, presupuestos, proyectos, etc… Más información en el apartado especial de Archivo Documental.

Digitalización:
La solución de digitalización tiene un sentido muy amplio dentro de la gestión documental, y es en si misma una parte del proceso de gestión documental que tiene que ver con la captura de los datos mediante un escáner OCR profesional que permite la tarea de digitalización. Dentro de la digitalización no hay límite en los documentos a procesar, pudiendo incluso digitalizar planos, mapas y diagramas con destino a archivos digitales de imagen. Más información en el apartado especial de Digitalización.

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Formulario automatización de procesos Documentales en las empresas

Presupuesto de Gestión Documental

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