Que es un gestor documental

El trabajo del gestor documental en la empresa.

A menudo las funciones del empleado gestor documental no se perciben por la mayoría de la gente, a pesar de que apoyan y hacen posible que los mecanismos de las grandes empresas funcionen de manera adecuada.

Por ejemplo, ¿Cómo podría una gran empresa prescindir de los trámites y documentos? No podría, eso es todo.

El trabajo de las personas que prestan los servicios de gestor documental, ha pasado desapercibido para mucha gente, aunque es una figura dentro de la empresa fundamental para el buen funcionamiento de la oficina.

Ahora bien, si antes este trabajo se realizaba 100% en soporte papel y mediante archivos, en la actualidad este trabajo se ha automatizado con la llegada de sistemas de gestión documental que permiten digitalizar, indexar y facilitar el trabajo al gestor documental, para que este sea más efectivo.

El gestor documental del futuro realizará gran parte de su trabajo con el sistema de gestión documental.

El sistema de gestión documental es un sistema informático (o conjunto de programas de ordenador) que utilizará el gestor para capturar y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos en papel.

La figura de gestor documental, realizará las tareas siguientes:

  • Escanear y capturar la documentación: Con un escáner profesional y un sistema OCR para convertir documentos en papel en formato electrónico.
  • Automáticamente el sistema categorizará el documento, y el usuario gestor documental solo tendrá que dar una pequeña guía al programa cuando se trate de documentos nuevos que no haya procesado antes. (Esto quiere decir que una factura de un proveedor solo se tendrá que guiar la primera vez para que el sistema aprenda a interpretarla).
  • Todo ello: el documento y los datos que ha extraído el sistema se integran en el sistema de gestión documental, con un sistema de base de datos organizados con los documentos almacenados.
  • Se obtiene un mecanismo de búsqueda para encontrar rápidamente los documentos específicos, por los metadatos de los documentos.

A partir de ahora el gestor documental, solo tendrá que escanear los documentos y trabajar con el sistema de gestión documental que le facilitará su trabajo de manera exponencial.

Hay que indicar que las responsabilidades y los requisitos necesarios para el puesto de gestor documental han cambiado y se requiere una formación adicional para realizar las funciones de gestor documental:

Responsabilidades: El gestor documental realiza tareas de complejidad como la indexación detallada de los expedientes, y la elaboración de procedimientos para llevar a cabo tareas con los documentos. Prepara los procedimientos establecidos en la presentación, recuperación y copia de documentación de archivos, es el responsable de la introducción de datos en línea a los expedientes y otras bases de datos, corrección y edición de los documentos archivados a través del OCR. Prepara documentos para la digitalización de imágenes y documentos relacionados, incluyendo la detección de documentos, y el etiquetado de los metadatos de los archivos que van a ser escaneados.

Requisitos: Es importante la experiencia en proyectos de documentación. Excelentes habilidades de escritura y práctica en el conocimiento de los entornos de procesamiento de datos, incluidos los procesos de automatización de tareas de la empresa, la ejecución y personalización de consultas y extracciones sobre las bases de datos y otras aplicaciones.

Así la figura del responsable gestor documental de la empresa, automatiza y mejora en mucho el trabajo que estaba realizando hasta la fecha, la rapidez y la eficiencia en su trabajo aporta un extra a la empresa, de la que se benefician el resto de empleados.

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