Servicio de digitalización de documentos para empresas en Barcelona

Telecon dentro de su gama de servicios, ofrece a sus clientes la posibilidad de digitalizar la documentación de su empresa. Un proceso que le ofrecerá todas las ventajas del formato digital: Un acceso más ágil, seguro  y eficaz a la documentación, y una reducción del espacio destinado al almacenamiento de esta documentación.

¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?

Cualquier documento físico es susceptible de poder ser digitalizado. Facturas, Albaranes, Contratos, Escrituras, Análisis, Historias, recibos, planos, fotografías, etc.

¿En qué consiste la digitalización de documentos?

El proceso de digitalización de documentos para empresas engloba diferentes etapas:

  • Análisis de de la necesidades de la empresa cliente así como del tipo y cantidad de documentación a digitalizar. Volumen de documentos a digitalizar, estado original de los documentos, determinación de los trabajos manuales de antes y después de la digitalización, la captura de datos y el resultado de la digitalización. Todos ellos son puntos que se analizan en detalle para ofrecer un presupuesto que se adapte 100% a las necesidades de su empresa.

Una vez realizado el análisis detallado y concretado el servicio a realizar, se inicia el proyecto de digitalización de documentos, que normalmente tiene los siguientes puntos:

  • Recogida de la documentación en los lugares y frecuencia acordados.
  • Preparación de la documentación. Incluye las tareas manuales de preparación de la documentación antes de la digitalización. Este apartado se considera crítico para el correcto resultado del proyecto de digitalización y incluye puntos como: desanillado, desgrapado, desdoblado, eliminación de postits, adhesivos. Una vez “limpiados” los documentos se ejecuta la clasificación de los documentos, el filtrado y la preparación de los lotes de digitalización.
  • Digitalización: siempre con escáner profesional de altas prestaciones, se digitalizan los documentos. El escáner profesional ofrece la fiabilidad que requiere un proceso de estas características.
  • Captura de datos / OCR / indexación: dependiendo de las necesidades de la empresa cliente, se realizan diferentes tipos de extracciones de información: OCR de todo el documento digitalizado para hacer búsquedas dentro de su contenido, o bien extracciones o lectura de “metadatos” existentes en los documentos para integrar los datos en los sistemas que tenga el cliente en su empresa (ERP, CRM, Contabilidad, etc…)
  • Custodia de los documentos físicos: Una vez finalizado el proceso de digitalización de documentos y extracción de datos, existen 3 posibilidades: retorno de la documentación a su empresa, custodia documental o destrucción confidencial.
    • En el retorno de la documentación: se entrega la documentación en la empresa cliente con el formato acordado: igual que el original, Cajas AZ, etc…
    • En el servicio de custodia de la documentación, los documentos digitalizados se almacenan en instalaciones preparadas para este fin.
    • Con la destrucción documental, se ofrece el servicio de destrucción de documentos cuando el cliente no desea conservar los documentos ya digitalizados, y se realiza la destrucción confidencial de los mismos.
  • Gestión documental: El destino de los documentos digitalizados también es una parte importante a tener en cuenta en el proyecto, aquí existe la posibilidad de integración del resultado de la digitalización de documentos dentro de un sistema de gestión documental, con ello, en lugar de obtener los documentos en un CD o llave USB, se obtiene un valor añadido de cara a la búsqueda y gestión de la documentación del resultado de la digitalización.

¿Ventajas que aporta la digitalización de documentos para empresas?

  • Mejor y más ágil acceso a la información. Gracias a la facilidad de acceso y a las opciones búsqueda. Podemos recuperar rápidamente cualquier documento por tipo, contenido, datos, etc.;  mejorando así, los tiempos de gestión y facilitando la difusión de la información.
  • Reducción del espacio físico destinado al almacenamiento de la documentación. Gracias al fomato digital usted podrá almacenar gran cantidad de información en soportes informáticos como DVD’s, discos duros, red etc. y realizar las búsquedas sobre ellos.
  • Mejora de la seguridad. Puede disponer de varias copias de seguridad de los documentos evitando así riesgo de pérdida o deterioro. Podrá implementar un sistema de acceso restringido por usuarios a los mismos.
  • Se evitan los problemas de deterioro y conservación de los documentos físicos.
  • Ahorro de costes. El conjunto de ventajas que ofrece los procesos de digitalización lleva a las empresas a un ahorro de costes: reducción del almacenamiento necesario, tiempos necesarios para realizar gestiones, ahorro en papel, envíos etc ya que la información se puede transmitir por otros medios digitales.

Si está interesando en incorporar un servicio de digitalización en su negocio, puede consultar nuestras diferentes guías por sectores:

Para más información del servicio de digitalización de documentos para empresas en Barcelona, contacte con Telecon.

Acceso al Formulario información Digitalizacion Documentos

Telecon es una empresa de digitalización de documentos con servicio en Barcelona y el resto de Catalunya, en Tarragona, Girona, Lleida y sus respectivas localidades: Hospitalet, Badalona, Cornella, Manresa, Santa Coloma, Sabadell, Terrasa, Mataró, Vilanova, Figueres, Tortosa, Reus, Valls, Blanes, El Prat, Sant Boi, Martorell, Viladecans, Vilafranca, Igualada, Mollet, Granollers, Castelldefels, Rubí, etc…

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