Sistema Gestión Pedidos de Clientes

Un sistema de gestión de pedidos o también llamado OMS (Order Management System), es un sistema de proceso integrado dentro de la gestión documental y es utilizado por las empresas para la entrada de pedidos y el procesamiento de los mismos.

Su empresa puede recibir pedidos de otras empresas, consumidores, o una combinación de ambos, dependiendo de los productos. Los productos junto con sus ofertas y precios se publicitan a través de catálogos, páginas web, o anuncios.

Un sistema de gestión de pedidos de clientes en su totalidad abarca estos módulos:

  • Información del producto (descripciones, atributos, lugares, cantidades)
  • Inventario de disponibilidad y abastecimiento
  • Los proveedores, compras y envíos
  • Marketing (catálogos, promociones, precios)
  • Clientes actuales y potenciales
  • Pedidos de clientes y servicio de atención (incluyendo devoluciones y rembolsos)
  • Procedimiento de pago (las tarjetas de crédito, facturación, cargos en cuenta)
  • Proceso de pedidos de clientes (selección, impresión, recolección, embalaje, gastos de envío)
  • Análisis de datos y presentación de informes
  • Datos financieros (cuentas a pagar, cuentas a cobrar, libro mayor general)

Dentro de todos los módulos que abarca el proceso de los pedidos de clientes, las tareas que se pueden automatizar mediante un software de gestión de pedidos son las que hacen referencia a la captura, almacenamiento y distribución de los pedidos.

Hay varios ámbitos de empresas que utilizan la gestión de pedidos de clientes para diferentes propósitos, en principio cualquier tipo de empresa que reciba peticiones de los clientes es susceptible de mejorar el proceso de gestión de pedidos, por ejemplo:

  • Telecomunicaciones - Para hacer un seguimiento de los clientes, cuentas, crédito, entrega de productos, facturación, etc…
  • Venta al por menor - Las grandes empresas de venta al por menor utilizan los procesos de pedidos de clientes para realizar un seguimiento de los pedidos de los clientes, mantenimiento de nivel de stock, embalaje y envío.
  • Productos farmacéuticos y de salud, donde los pedidos de clientes permiten controlar las tareas de almacén, facturación y stock en tiempo real.
  • Automoción - para realizar un seguimiento de las piezas de origen a través de los sistemas de gestión de pedidos de clientes.
  • ...

El sistema de gestión de pedidos de clientes requiere varios pasos en un proceso secuencial, como son:

  • La captura del pedido del cliente
  • La validación del pedido
  • El control y autorización de pago
  • El control de stock
  • La gestión del almacén
  • La recuperación de los productos del pedido del cliente
  • El embalaje del pedido
  • El envío del pedido al cliente
  • y las comunicaciones con los clientes notificando los estados de su pedido.

Los sistemas de gestión de pedidos de clientes por lo general tienen asociado un flujo de trabajo (workflow) para manejar todo este proceso.

Proceso Gestion de Pedidos de Clientes

El sistema de gestión de pedidos de clientes permite a las empresas que los pedidos de compra se registren en el sistema con los destinos establecidos. También permiten a las empresas modificar, cancelar y actualizar los pedidos. Cuando un pedido entra en el sistema se actualiza la base de datos y se envía un informe de proceso del pedido al cliente.

Un sistema de gestión de pedidos de clientes también permite a las empresas acceder a información sobre los pedidos ingresados en el sistema, incluyendo detalles sobre todos los pedidos abiertos y los pedidos completados.

El proceso de los pedidos es un elemento clave en todo el sistema de gestión, entre las operaciones necesarias del proceso de los pedidos están el envío de los pedidos empaquetados al cliente. "El proceso de pedidos de clientes" es el término general utilizado para describir el proceso o el flujo de trabajo asociado a la recolección, embalaje y entrega del producto empaquetado a una empresa de transporte.

Algunos de los factores que nos aporta la automatización del proceso de pedidos de clientes y que nos ayudan a diferenciar entre los diferentes pedidos de nuestra empresa, también nos permiten realizar una correcta gestión y elección de la empresa de transporte son:

  • La naturaleza del producto que se envía, el envío de alimentos frescos y productos de ropa pueden requerir diferentes procesos de envío.
  • La naturaleza de los pedidos y la cantidad de cada producto del pedido.
  • El tipo de embalaje del envío del pedido: los paquetes, bolsas, sobres, contenedores pueden ofrecer variaciones dependiendo del tipo de pedido.
  • Los gastos de envío de los pedidos, envío y clasificación pueden cambiar entre los pedidos y productos.
  • La disponibilidad, el coste y la producción, pueden crear falta de stock al procesar los pedidos manualmente.
  • La puntualidad de los envíos, cuando deben ser completados en base a los operadores logísticos pueden crear variaciones en el proceso.
  • La disponibilidad de dinero en caja, y las influencias en las decisiones contra los pedidos manuales ofrecen un beneficio a largo plazo.
  • El valor del producto enviado, con la relación entre el valor del producto transportado y el coste del envío.
  • La variación de volumen de pedidos de productos según la época del año.
  • La previsión de perfiles de pedidos de clientes y la previsión del volumen de envío futuro.
  • La previsión sobre la red de distribución, y la toma de decisiones sobre el funcionamiento de las empresas de transportes.

Esta lista es sólo una pequeña muestra de los factores que nos proporciona el proceso de gestión de pedidos de clientes y que influyen en la elección de una empresa de mensajería que se adapte a los procedimientos operativos de nuestro negocio. Debido a que cada factor tiene su importancia en cada empresa, la decisión final está en que cada empresa tiene sus propios requisitos de procesamiento de pedidos.

El efecto de la globalización tiene un impacto muy grande en la mayor parte del proceso de ejecución de los pedidos de clientes, pero gran parte de la correcta ejecución del proceso tiene un punto clave en el transporte y la distribución de los pedidos.

Si desea más información sobre la automatización del proceso de pedidos de clientes, puede contactar con TBS – Grupo Telecon mediante nuestro formulario de contacto. O nuestro formulario de petición de más información del proceso de Pedidos de clientes.

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