5 maneras de ahorrar tiempo con la gestión documental
POR TBS
Los softwares de gestión documental ofrecen importantes mejoras en la eficiencia y productividad, sobre todo si se gestionan ampliamente, en vez de a un solo departamento o proyecto.
Estas son cinco ideas de cómo aprovechar esta herramienta para mejorar la eficiencia y que los empleados puedan centrarse en el trabajo de mayor valor añadido:
- Búsqueda de documentos. Se calcula que los empleados pierden una media de 51 minutos diarios de su jornada buscando documentos. Con la gestión de documentos digital, el tiempo de cada búsqueda se reduce a segundos. Si el sistema utilizado ofrece un buen sistema de indexación automatizado, no hay por qué preocuparse por perder los documentos.
- Aumento de la velocidad de los procesos comerciales. Un software de gestión documental permite agilizar flujos de trabajo como la aprobación de una factura. Muchas de estas tareas requieren la colaboración o la aprobación de varias personas o departamentos y acaban suponiendo 4,3 horas por semana si se gestionan de manera manual. Por lo tanto, la posibilidad de gestionar estos procesos en un entorno digital reduce drásticamente este lapso de tiempo.
- Automatizar flujos de trabajo. Gestionar el papeleo de un departamento a otro requiere tiempo y supone la posibilidad de errores. Un flujo de trabajo digital permite establecer reglas de negocio que automaticen los procesos. Un software de gestión documental permitiría, por ejemplo, crear una regla que garantizara que cualquier factura de más de 5.000€ se derivara automáticamente a un empleado senior, mientras que cualquier factura de menor importe se derivara a otro empleado para su aprobación. A parte de reducir los posibles errores, se aumenta la transparencia y se mejora la eficiencia del proceso.
- Reducción del tiempo dedicado a tareas rutinarias. Muchos procesos comerciales requieren de tareas repetitivas, como la entrada manual de ciertos datos. Utilizando un sistema de automatización, los datos se comparten entre el sistema de gestión documental y un ERP o un sistema de contabilidad, eliminando la entrada de datos duplicados y usando el autocompletado para que los datos no deban introducirse manualmente. Archivar y recuperar documentos se puede hacer en segundos, lo que significa que las consultas de clientes y proveedores se pueden responder de inmediato.
- Mejora de la colaboración entre departamentos. La integración de todo tipo de documentos, incluidos correos electrónicos y documentos en papel escaneados facilita que los empleados puedan trabajar juntos y compartir información. Pongamos el ejemplo de un proyecto de ingeniería. La propuesta podría incluir un documento de Word, un diseño CAD y una hoja de cálculo. Antes de enviar la propuesta al cliente, se podría compartir estos documentos a distintos departamentos para su revisión. Mediante el sistema de gestión documental, un empleado podría ver el archivo CAD incluso sin tener ninguna aplicación CAD disponible en su escritorio.
Estas son algunas maneras mediante las cuales un sistema de gestión documental digital puede mejorar la productividad de un negocio. También permiten prepararse de manera mucho más sencilla ante una auditoría, con un mejor cumplimiento financiero y de seguridad.
