DocuWare: así funciona su gestión documental desde desde dispositivos móviles
POR TBS
La tendencia es que los trabajadores desarrollen cada vez más su actividad fuera de la oficina o centro de trabajo. Empleados a distancia, autónomos, comerciales, trabajadores en viajes de negocio u oficinas satélite en diferentes husos horarios son parte de una nueva realidad y la única manera de mantener a los equipos conectados y productivos es a través de los dispositivos que todos tenemos siempre a mano.
DocuWare ofrece varias aplicaciones para iOs y Android que permiten a los trabajadores la gestión de flujos de información y de workflows de la manera más ágil y cómoda posible. El director regional de ventas de DocuWare, Scott Lewis, explicaba en el webinar “How to Give Remote Employees Easy Access to Documents with Mobile Document Management” qué opciones de gestión para dispositivos móviles ofrece DocuWare y cuáles son sus ventajas.
Paperscan
Se trata de una aplicación gratuita que no requiere la instalación de DocuWare, disponible para iOs y Android. Esta app permite capturar documentos al momento mediante fotografía. Paperscan reconoce el documento y permite compartirlo en otras aplicaciones, con otras personas o enviarlos directamente a DocuWare para su gestión inmediata.
DocuWare Mobile
La plataforma optimizada de DocuWare para dispositivos móviles. Se trata de un servicio sin coste extra incluido en DocuWare Cloud, disponible también tanto para iOS como para Android. DocuWare Mobile permite encontrar documentos rápidamente, agrupar tareas en tarjetas de índice, mostrar y aprobar facturas, compartir los documentos con otras aplicaciones y, en general, la gestión de documentos para que pasen a su siguiente paso en el flujo de trabajo.
Se trata de que los empleados tengan la misma libertad de gestión que en el uso de la plataforma en ordenadores y que la productividad no se vea disminuida por ello.
DocuWare Forms
También incluida sin coste extra en DocuWare Cloud, esta plataforma permite la creación de formularios que no requieren ningún tipo de conocimiento en programación. A estos formularios se les puede dar un uso interno o bien un uso público, como la incorporación de un enlace en la página web corporativa con el cual el cliente podrá abrir, rellenar y enviar el formulario desde cualquier plataforma o dispositivo.
Un buen uso de DocuWare Forms sería, por ejemplo, la creación de una landing page con la inclusión de un formulario que nos permita captar nuevos clientes con cierta información previa sobre sus intereses o necesidades.
Casos de uso
Scott Lewis presentó varios casos de uso para ejemplificar las utilidades que este conjunto de aplicaciones pueden tener a la práctica para nuestra empresa.
Facturas
Las aplicaciones de DocuWare permiten revisar, capturar y almacenar facturas a distancia, sin necesidad de ralentizar el proceso por tener que ir físicamente a la oficina para añadir la factura en el workflow. Eso permite una mejora en la productividad del equipo de contabilidad, que podrá tomar las acciones siguientes necesarias a la recepción del documento.
Pedidos
La gestión móvil permite extraer formularios de pedidos digitales y el fácil acceso a contrataciones. También permite que los proveedores puedan llevar un formulario digital que el cliente pueda firmar al momento, o bien traerlo en formato papel, fotografiarlo y subirlo a la plataforma DocuWare. Gracias a la instantaneidad y que se elimina la necesidad de volver a la oficina a llevar las facturas correspondientes, el equipo de ventas podrá mejorar su productividad y ver más clientes el mismo día.
Albaranes de entrega
Este uso de gestión documental en dispositivos móviles proporciona ventajas tanto para la compañía como para el cliente, ya que, por una parte, el equipo de contabilidad no tendrá que esperar al final del día para cerrar o archivar los pedidos que hayan llegado a su destino y, por otra parte, permite que los clientes hagan un seguimiento de su pedido e identifiquen fácilmente en qué fase se encuentra.
Informe de gastos de empleados
Al capturar digitalmente los tickets al momento, se evita la acumulación desorganizada y el extravío de estos. También aumenta la transparencia en la organización, ya que se detallará su justificación al momento de subirlos en el sistema, en vez de amontonar tickets hasta olvidar en qué momento o en base a qué compra se generaron.
Fotos
En algunos casos, también existe la necesidad de incluir documentos fotográficos en los flujos de trabajo. Durante el webinar, Scott Lewis lo ejemplificaba con dos usos: por un lado, el de una compañía de seguros que pueda requerir una foto en caso de un accidente de tráfico e iniciar con más agilidad el correspondiente workflow de reclamación.
Por otro lado, se pueden encontrar las agencias de atención médica a domicilio, que podrían requerir información fotográfica de la lesión de un individuo antes de acudir a su casa.
